摘要：5S管理的整理，是制定一个标准来区分物品是否有必要留在现场。5S管理的伟大之处在于，它针对员工能否按照标准进行工作，制定了一个可操作的、可衡量的标准，摆脱了不断要求员工提高思想意识、认真工作等难以有效落地和操作的方法，实现了员工的管理可控。

导语

5S管理是现场管理和质量管理最基础、应用最广泛的管理工具，发挥着构建质量管理大厦的基础作用。其伟大之处在于，它针对员工能否按照标准进行工作，制定了一个可操作的、可衡量的标准，实现了员工的管理可控。

作者：赵海峰

来源：《清华管理评论》2018年11月刊

5S管理的历史地位

作为一种管理工具或者方法而言，笔者认为，5S管理足以堪称应用最广泛的伟大管理工具之一。如果要衡量一个管理工具的作用，我们可以从其应用的广度和频率指标来分析。5S管理作为一个管理工具，为现代企业广泛采用。几乎可以这样说，如果一个企业连5S都没有做，那么这个企业的管理水平可能存在很大的问题。因此，工业企业和服务企业推行5S管理，目前已经是非常普遍的做法。而且，管理水平如丰田这样的公司，即使到了现在，也要每天做5S工作。可以这样说，对于制造业企业而言，一个好的公司一定开展了5S方面的工作。但是如果没有做5S的工作，这样的公司很难说是一个拥有好的管理水平的公司。是否实施了5S，几乎已经成为一个企业管理先进的必要条件。

做好5S管理是做好其他很多项管理工作的基础，如TPM（全面生产维护）、TQM（全面质量管理）、JIT精益生产、安全管理等等，都要以5S管理作为重要的管理基础（图1）。

5S实施过程中的管理哲学

下面，我们从5S管理所包含的五个方面的基本内容（见图2），来逐一阐释在每一个步骤中所蕴含的管理思想，也从中了解5S管理的本质。

整理

最初很多日本企业的现场管理也是在一团乱麻的情况下展开的。而且，不管人们如何清理，过一段时间，现场又会变为一团乱麻。这种剪不断、理还乱的情况，触动了现场管理人员的神经。他们脑洞大开，纷纷分析现场混乱的原因。最终找到的原因是，现场东西过多，不论人们怎么努力，现场的东西总会越来越多，所以也会越来越乱。因此，要想根本解决问题，就要不断减少现场的东西，或者至少要做到现场的东西不会增多。要做到这一点，就要分析现场哪些东西是必要的，哪些东西是不必要，不必要的东西都不能放在现场。因此，解决现场混乱这个现象要解决的问题是，决定把哪些东西留在现场，把哪些东西清理出现场。这就是5S管理中的整理要做的事情。

整理过程的管理哲学

我们分析整理过程的管理，发现这里面临的一个真正的管理道理是，任何问题出现之后，一定要找到问题的真因。现场混乱的真因，就是现场的东西太多了。解决的方法是，只能在现场保留必要的东西，而不是不断地去打扫。因此，要做到这一点，就需要制定一个标准，只有符合标准的东西，才能留在现场。

到底什么东西才可以留在现场？答案是，现场工作中必要的东西。

5S管理的整理，是制定一个标准来区分物品是否有必要留在现场。那么，以什么标准为好？ 5S认为，应该按照物品使用的频率，也就是物品的使用价值来确定存放现场的东西。每天都用的，放在操作台或者桌子上；每周都用到的，可以放在现场的抽屉里面；每月用一次的，可以放在柜子里面。

整顿

整理之后，人们发现找到应有的东西还是比较麻烦。整顿就要让人们快速找到东西。各种整顿方法，如形迹化、可视化，都可以做到“一眼就能够了解现场的东西，一下子就能够找到要查找的东西”这样的效果（见图3-5）。

整顿的管理哲学

整顿真正的本质是解决现场的时间效率问题。通过整顿之后，检查和查找的时间会大大减少。衡量整顿是否到位的标准之一就是“三十秒内找到必须的东西”，减少或者消除了检查的时间。

整顿的作用不仅仅是找东西，更重要的是提高工作效率，使原来短时间不可能完成的工作，能够在极短的时间内完成，同时也为检查、安全管理等打下良好基础。

清扫

上述的整理、整顿，会让现场总是处在一个动态的工作条件下。因此，难免会产生扬尘、积灰、漏油等现象。此时，不断实时的现场清扫就非常重要。5S现场的清扫，不仅是表面扬尘、积灰、漏油的清扫，更重要的是必须要做到源头的清理，即必须要分析扬尘、积灰、漏油产生的主要原因。如何分析问题的真因？5S管理融合了一种彻底分析问题的方法，就是“五个为什么”。员工在现场遇到问题，凡事都要问五个为什么，从而找到问题的真因。如，员工在做“清扫”这一步骤时，发现现场有一个电动机的联轴器漏油了。如果按照原来的思维，工人会把地板上面的油擦洗干净，然后用一个铁盘放在地面上接油，但机器的漏油并没有得到改善。因此，用“五个为什么”的工作方法，分析流程如下：

机器为什么会漏油？

因为油封不好。

机器为什么油封不好？

因为震动大。

机器为什么震动大？

因为地脚螺丝松动

为什么地脚螺丝松动？

因为地面的固定桩松动。

分析下来，员工发现，要解决电动机联轴器漏油，最终需要紧固地面的固定桩。

结合上面的案例可以发现，其实清扫的同时，就是对于设备的检查。因此，在现场的设备管理中，对于设备的清扫过程，也是完成对于设备的“点检”过程。在5S管理的实际操作中，清扫不仅仅是打扫现场的卫生，打扫设备表面的尘埃，而是要彻底找到真正的污染源，消除现场污染的根源。同时，也是对于设备的一次点检过程。

清扫过程“五个为什么”的分析，体现了日本企业的管理特色。即，日本企业管理特别注重将一些原本复杂的分析方法，通过极简单的方式让每一个员工都容易学会。而这种看似简单的分析方法，对于培养员工深入分析问题，查找问题真正原因的习惯养成非常重要，同时也非常实用，远远超过诸如要求员工“做事要认真、分析问题要细致”等难以实现有效操作的模糊性要求。

“五个为什么”分析法，也非常好地体现了管理上的“化繁为简”。即，让各种素质的员工都能够简单快速地学会使用。

清扫中的管理哲学

5S中的清扫，是要找到管理中问题的真因，消灭问题的根源，而不仅仅只是看到问题的表面。清扫表面的浮尘并不能真正解决问题，分析出问题产生的真正原因，消灭问题源，才能真正的解决问题。

清洁

清洁的过程，就是对于上述“整理、整顿、清扫”坚持做并习惯化。所谓“清洁”，不仅包括通常的干净、清洁的意思，而主要是指维持和巩固上面“整理、整顿、清扫”获得的结果，保持生产现场任何时候都整齐、干净。保持作业现场洁净明亮，使员工产生愉快的心情，有利于提高工作效率。

所以，清洁的过程，实际上是对于以上整理整顿、整理和清扫的动作不断重复的过程。实施清洁的过程中，坚持持续对与前面3S（整理、整顿、清扫）的不足之处进行纠正，对前面3S的意义进一步提高认识，使员工意识螺旋式上升。为了真正维持3S，就要在全企业整体实施，全面宣传和教育，并通过巡检、5S通报、宣传画、标语、交流会等各种形式来加强员工对于5S的理解。

清洁中的管理哲学

在“清洁的过程中”，“标准化”是最重要的工作内容。首先，要使“清洁”的标准成为企业内部的日常例行工作，清洁的过程也是一个标准化的过程。清洁的状态主要包含有三个要素：“干净”、“高效”、“安全”。在制定清洁标准的过程中，这三个方面都要有具体的标准，所有这些标准的要素就构成“清洁状态”的标准要求。只有建立相关的标准之后，才能保证企业的管理水平上台阶。否则，就会随时下滑。

素养

标准能不能得到有效实施，最终还要靠不断地提高人的素质来达成。所以，5S管理最后一个环节也落在了人的素质提高上面。

素养的主要目的，是要让员工形成良好的按照作业标准要求进行作业的习惯。凡是已经制订了标准的，所有员工一定要按照标准来执行。5S是通过整理、整顿、清扫、清洁，来不断提高员工的素养。很多公司采取了强化员工意识的方法，如每天的晨会，班前班后会等，归根到底也是要不断的提高员工的素养。

素养的管理哲学

不管是什么样的管理方法，最终都是要人来执行的。所以，不断推进员工的素质是非常重要的。衡量员工素质的重要条件之一，就是员工是否不折不扣地理解和执行公司已经制定的相关标准。

在此，我们可以得到一个结论就是，5S管理的本质，并不是对于物和环境进行的管理，而是通过一系列的可实施、可控制的操作，来对人的素质进行管理。人的素质将决定产品和服务的质量。

5S在管理方法上的突破

在5S管理方法之前，企业对于要求员工要遵守规则，或者遵守标准的要求。需要不断做员工的思想政治工作来实现，但企业管理者却很难衡量，到底员工心里是否能够真正理解和遵守相关标准。而且，这其中最大的问题是，企业不会每天都能够召集员工讨论，企业也很难衡量员工心里是否真正理解和接受，企业对员工的思想动态也没有办法进行有效控制。

5S管理的伟大之处在于，它针对员工能否按照标准进行工作，制定了一个可操作的、可衡量的标准，摆脱了不断要求员工提高思想意识、认真工作等难以有效落地和操作的方法，实现了员工的管理可控。可以说，5S管理是现场管理和质量管理的最基础、应用最广泛的管理工具，发挥着构建质量管理大厦的基础作用。

关于作者 | 赵海峰：北京爱伦凯尊管理咨询公司高级合伙人、西安交大客座研究员

责任编辑 | 罗茜文

邮箱 | [email protected]

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