公文格式虽基础，却易出错，容易被领导小看，这些格式解析请牢记

摘要：公文用字比较严谨,字体变化不多,但需要注意的是,公文中的标题字不要用一般宋体,而应当使用标题宋体,如小标宋体,否则排出的版面不美观,标题不突出,显得“题压不住文”。图书排版中,标题往往要分级处理,因此标题字一般要根据级别的划分来选择字号大小和字体变化。

公文标题字体

公文标题应当是二号小标宋体，副标题用三号楷体，一般不用加粗。许多人爱用小标宋简体、宋体、仿宋体、华文中宋、黑体，用小二号、一号，这都是不对的。

标题位置、格式

红头文件（即*政机关使用的带发文机关名称的文件俗称，文件头一般为红色）的标题编排于红色分隔线下空一行或者两行位置，非红头文件的标题编排于页面第一行即可。

标题由发文机关名称、事由和文种组成。（发文机关单独一行）

标题分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。多行标题排列使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

如果是呈报领导审阅批示的非正式发文纸质件，一般无报批页且领导又可能有大段批示，此类可以在标题前多空几行，多多留白，以供领导批示。

公文如果有副标题，副标题应当随破折号另起一行；另外，标题中不应出现书名号和引号（转发通知除外）。（如下图）

正文的有关要求

正文是公文的主体。公文首页必须显示正文，正文用三号仿宋体字，编排在主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。这里着重强调下仿宋体字尽量用“仿宋_GB2312”(即国标仿宋)，不要用”仿宋”，因微软自xp系统之后开发的win7、win8、win10系统的“仿宋”字体，将此类文档拷贝到xp系统，仿宋字体就变成了黑体。

文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，不能逆向，这里尤其要注意一后面是顿号，1后面是点（实心的圆点），（一）和（1）后面无任何标点符号。特殊情况下可以做适当调整，一般第一层用三号黑体字，第二层用三号楷体字，第三层和第四层用三号仿宋字体标注（多指小标题的字体）。这里，常见错误是滥用顿号，“（一）、”“1、”“（1）、”都是不对的。

正文涉及数字、年份的，一律不得拆行。

有多级小标题的法规性公文，第一层次编、章的序号及其标题（如“第一章总则”）用三号小标宋体居中排印，上下方各空一行；第二层次（如“第一条”）用三号黑体字排印，后空一字接排正文（具体可参考“得道”会员资料库的15种常用公文范例）。

单独的小标题，末尾不标注标点符号；小标题之后接着带正文的，末尾用句号。

附件的要求

在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（即一个附件的格式是附件：×××）。如果有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，与上一行附件名称的首字对齐。写成“附件1：”“附件：1、”“附件一：”等都是不对的；另外附件回行采用自然段格式也是不对的。

附件说明之后，才是发文机关和成文日期，顺序不得颠倒。（如下图）

附件应当另起一面编排，不得与正文同面，但与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排，编排在左上角第一行，附件标题居中编排在第三行，附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（如下图）

发文机关和成文日期

发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。如“中华人民共和国*****会”的规范化简称为“国家发展改革委”。

成文日期应当用阿拉伯数字将年、月、日标全，如“2015年12月30日”，而非“二零一五年十二月三十日”。

联系人和联系方式

机关上报请示、发通知或公函，往往会留具体联系人和联系方式，宜放在“发文单位、成文日期”下方空一行，居中排列，并用括号，联系人与电话之间用逗号隔开。（如下图）

关于文种

按照现行的《*政机关公文处理工作条例》，公文种类有15种（以往的规定是13种已作废），分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。文种具体用途和范例详见老笔头公众号第二篇原创文章，在此不再赘述。

总结、要点、方案、计划、安排、规划、建议和答复，都不属于正式的公文文种，但实际工作仍需经常用到。大家要注意以上两者的区别。

着重谈一下最容易混淆的是报告和请示。报告主要适用于向同级人民代表大会及其常务委员会、上级机关汇报工作、反映情况、回复询问。请示主要适用于向上级机关请求指示、批准。报告是陈述某一情况，请上级阅知。请示是提出请求事项，请上级予以答复。报告的受文主体没有答复义务，请示的受文主体则有答复义务。

请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。绝对不存在《关于××××××的请示报告》，这是错误的，属于文种混用（具体可参考老笔头“得道”会员资料库的15种常用公文范例）。

再谈一下通报和函。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，通俗的说好事、坏事都可以通报，并不是通常理解的通报只用于批评；函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，绝对不允许给上级机关发函，给上级机关要么是报告，要么是请示。

关于公文的诸多细节问题

俗话说“细节决定成败”，细节对公文而言同样如此。

（一）公文起草。公文起草应当做到：

1.符合*******政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

4.文种正确，格式规范。

5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

6.公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

7.机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（二）公文审核。公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2.内容是否符合*****政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

（三）签发。公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

上行文应当标注签发人姓名，格式由“签发人”三字加全角冒号加和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关排列顺序从左至右，从上到下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（四）发文字号。用三号仿宋字体，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份标注公元纪年全称，用六角括号标明；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文机关代字应当准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。如“青政办发〔2015〕3号”，而不是【】（）〈〉等括号。

平行文、下行文的发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（三、四的相关描述如下图，三种情况）

（五）公文用纸。采用国际标准A4型，以前是政府机关用A4纸，党的机关用16K纸，目前已党政统一。

（六）数字和英文。标题、正文中所有阿拉伯数字与英文，建议采用Times New Roman字体，用仿宋字体也可。现代社会生活中出现的事物、现象、事件，名称的书写形式中包含阿拉伯数字，已经广泛使用而稳定下来，应采用阿拉伯数字。如：“7•5”事件、“12•5”枪击案。但是，汉语中长期使用已经稳定下来的包含汉字数字形式的词语，应采用汉字数字，如：五四运动、“一•二八”事变、“一二•九”运动。如果要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字。如十一届全国人大一次会议，不应写为“11届全国人大1次会议”；十八届四中全会，不应写为“18届4中全会”。对于法律文书引用法条，如“《中华人民共和国城乡规划法》第四十条”，不应写成“《中华人民共和国城乡规划法》第40条”。

（七）书名号。书名号的形式有双书名号“《》”和单书名号“〈〉”两种。当书名号中还需要书名号时，里面一层用单书名号，外面一层用双书名号。例如，欢迎订阅《〈中华人民共和国行政处罚法〉学习读本》。最容易出现的错误，是用尖括号或数学中的“大于号”或“小于号”代替单书名号，如《＜中华人民共和国行政处罚法＞学习读本》。

（八）连接号。连接号的形式有短横线“-”、一字线“——”和浪纹线“～”三种。标示相关项目（如时间、地域等）的起止，一般用一字线，有时也可用浪纹线。实践中常见错误是用短横线代替一字线，如《×××××五年改革纲要（2014-2018）》，正确表述应该是《×××××五年改革纲要（2014——2018）》。

（九）页面设置。一般要求为每页22行，每行28个字。公文左边界28毫米，右边界26毫米，天头（上边界）37毫米，地脚（下边界）35毫米。

（十）页码。正式公文的页码用四号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线。编排在公文版心下边缘之下，单页码居右，双页码居左。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（如下图）对于非正式公文的页码设置，大家可以随意，但也基本位于页面最下方，以居中、靠右为多。

（十一）常见错字。如“检查和检察”、“截至”和“截止”、“制定”和“制订”、“做”和“作”等。

以下内容供参考——

印刷文字的字体与字号：

1) 字体

字体,是指字的各种不同的形状,也有人说是笔画姿态。常见基本汉字字体有宋体、仿宋体、楷体和黑体。除这四种基本字体外,字处理软件还提供许多种印刷字体可以供人们选用,如书宋体、报宋体、隶书体、美黑体、广告体、行草体等。

2) 字号规格

印刷文字有大、小变化,字处理软件中汉字字形大小的计量,目前主要采用印刷业专用的号数制、点数制和级数制。尺寸规格以正方形的汉字为准,对于长或扁的变形字,则要用字的双向尺寸参数。

Ⅰ.号数制：汉字大小定为七个等级,按一、二、三、四、五、六、七排列,在字号等级之间又增加一些字号,并取名为小几号字,如小四号、小五号等。号数越高,字越小。号数制的特点是用起来简单、方便,使用时指定字号即可,无需关心字形的实际尺寸,缺点是字大小受号的限制,有时不够用,大字无法用号数来表达;号数不能直接表达字形的实际尺寸;字号之间没有统一的倍数关系,折算起来不方便。尽管如此,号数制仍是目前表示字形规格最广泛的方法。

需要注意的是,传统标准铅字的字号大小与一般字处理软件实际输出的文字尺寸往往有一些误差,这是由于字的变倍计算处理造成的。

Ⅱ.点数制：是国际上通行的印刷字形的一种计量方法。这里的“点”不是计算机字形的点阵,“点”是传统计量字大小的单位,是从英文Point的译音来的,一般用小写p表示,俗称“磅”。其换算关系为：

1p＝0.35146mm≈0.35mm 1英寸＝72p

在字处理中,点数制与号数制并存使用,互为补充,两者相互之间有对应的折算关系,可以通过查表4.1.3得到。由于计算机处理汉字时,字大小可以灵活地无级变化,且对于一些大字,号数制有限的号数也无法计量,所以计量单位比较小的点数制更适合字处理系统对字形的计量。

Ⅲ.级数制：实际上是手动照排机实行的一种字形计量制式。它是根据这种机器上控制字形大小的镜头的齿轮,每移动一个齿为一级,并规定1级＝0.25mm,1mm=4级。有不少的电子排版系统在字形大小上也支持级数制。我国对于级数制有国家标准,即GB3959-83。

Ⅳ.制式换算号数制、点数制与级数制之间的换算关系如表4.1.3所示。

表4.1.3 印刷字号、磅数和级数一览表

字体、字号及行距的选择 ：

1) 排版用字的基本原则

出版物的基本用字根据以下3方面因素选择。

●开本幅面大小——用字大小与出版物幅面成正比。

●排版内容——重要的内容用字大一些。

●篇幅长短——用字大小与篇幅长短成反比。

2) 正文的字体与字号

我国目前印刷出版业中正文字体字号的常见用法,如表4.1.4所示。

表4.1.4 正文字体字号的常见用法

3) 标题排版中常用的字号与字体

版面标题字大小选择的主要依据是标题的级别层次、版面开本的大小、文章篇幅长短和出版物的类型及风格四个方面。

⑴图书标题的字体与字号

图书标题字大小主要根据标题级别来选择,常见的大字标题选择范围有：

16开版面的大字标题可选用小初号(36p)、一号(27.5p)和二号字(211p);

32开版面的大字标题可选用二号字(21p)和三号字(15.8p);

64开版面的大字标题可选用三号字(15.8p)和四号字(14p)。

图书排版中,标题往往要分级处理,因此标题字一般要根据级别的划分来选择字号大小和字体变化。一级标题选用字号最大,而后依次递减排列,由大到小。

图书标题的字体一般不追求太多变化,多是采用黑体、标题宋体、仿宋体和楷体等基本字体,不同级数用不同字体。

⑵期刊杂志标题的字体与字号

期刊杂志非常重视标题的处理,把标题排版作为版面修饰的主要手段。标题的字体变化更为讲究,用于期刊杂志排版系统一般要配十几到几十种字体,才能满足标题用字的需要。

期刊杂志的标题无分级要求,字形普遍要比图书标题大,字体的选择多样,字形的变化修饰更为丰富。期刊杂志标题的排法要能够体现出版物特色,与文章内容栏目等内容风格相符。

⑶报纸标题的字体与字号

报纸标题的用字非常讲究,标题字大小要根据文章内容、版面位置、篇幅长短进行安排,字体上尽量追求多样化。编排报纸在考察选购字处理系统时,非常注重字体的品种数量,字体要配齐全,否则不能满足编排报纸的需要。

公文的标题用字主要有两部分,一是文头字,二是正文标题字。文头就是文件的名称,多用较大的标题字,如标宋体、大黑体、隶书、美黑体或者专门的手写体字;正文大标题多采用二号标题宋体或黑体,小标题采用三号黑体或标题宋体。公文用字比较严谨,字体变化不多,但需要注意的是,公文中的标题字不要用一般宋体,而应当使用标题宋体,如小标宋体,否则排出的版面不美观,标题不突出,显得“题压不住文”。

4) 正文排版中的行距

文字的行与行之间必须留出一定的间隔才方便阅读,这种行与行之间的空白间隔就叫“行距”。版面正文之间的行距应当选择适当。行距过大显得版面稀疏,行距过小则阅读困难。行距一般是根据正文字号来选定,可以得出如下的经验数据：

公文行距－－正文字的23—1

图书行距－－正文字的12—23

工具书、辞书行距－－正文字的14—12

报纸行距－－正文字的14—13

一般排版的行距参数都在此范围之内选择。

正文的基本排列形式

1) 文字的密排、疏排与紧排

在传统排版中,正文有密排(正常排)和疏排之分。在电子排版中,还增加了一种特殊的排法－－紧排。三种排法产生不同的效果。

密排是正常的排法,就是字与字之间无间隔挨着排列。在一些系统中,字与字之间的距离可以通过参数设定,密排时字间距为零。

疏排就是字与字之间有均匀的间隔。疏排常用于儿童读物、小学课本等特殊排版。在电子排版中,只要指定字间距参数,就可方便地实现文字的疏排。

紧排就是让字与字之间的排列有一点重叠,是电子排版的特殊功能。紧排可能造成字与字之间笔划的相连。一般很少使用这种排法,只用于报刊排版中,正文剩下少量文字排不下时的“挤版”,或者按正常排显得过于稀疏的外文字符的特殊处理。

2) 横排与竖排

印刷品排版中有横排和竖排之分,竖排也叫直排。我国历史上的出版物都是采用竖排方式,横排方式则是后来从外引进的。在字处理中,横排、竖排只是排列方式不同,横排与竖排之间的转换非常方便,往往一个操作或命令就可以实现全部或局部的竖排。就版面而言,竖排与横排之间相当于坐标系顺时针旋转90度,行间距与字间距之间刚好倒个。

竖排时,有许多排版规则和标点符号的使用与横排不同。如文章竖排时标题一般不居中,标点符号应自动换成竖排。横排转竖排的这种转换一般由字处理软件自动进行,无需用户考虑,但对有些功能不全的系统,也要注意检查。一些由国外引进的字处理软件或者排版软件往往不支持竖排,或者排出来的结果常常不符合要求,使用中要注意。竖排中如果有中西文混排,要注意外文字母和阿拉伯数字的排法。按我国大陆的规定,应当是竖放,即“头朝右、脚朝左”,而在我国的港、台地区,也有横放形式的。

3) 字行左齐、居中、右齐与撑满

横排文字都是左边对齐排。文字转到下一行(也叫回行),有换行与换段之分：

换行则文字回行后靠左边顶头排;换段则文字回行后左边空两个字排,也叫“缩头排”。西文排版的换段形式比较多样,有些缩进一个或两个字符排版,也有换段后空一行顶格排的。除此之外,字行的排列还有右齐、居中和撑满的形式。

⑴字行居中：字行排在一行的中央位置,叫“居中”。排版中的标题、表格中的数据一般都居中排。在科技公式排版时,居中排也是一条基本原则。居中有左右居中和上下居中两种形式。

⑵字行右齐：有时文字内容需要靠右边对齐排,叫“右齐”,如目录的页码等内容。

⑶字行撑满：“撑满”排也叫“匀空排”,就是字与字之间均匀拉开距离,字行占满指定的宽度,如4个字占8个字的宽度。数量不相等的两行字,当需要左右对齐排列时,往往就需要撑满排。

4) 基线对齐与中线对齐

在电子排版中,大小不同的字排列在一行时,有下线对齐排列(基线对齐)和中线对齐排列两种方法。

⑴基线对齐：“基线”是指一行字横排时下沿的基础线。大多数情况下,文字都是沿基线排列,竖排时,基线在字行的右侧。

⑵中线对齐：排数学公式、化学公式时,各种符号应当采用沿中线对齐排列,整体结构上也应当沿中线排列。

5) 通栏与分栏

排版时正文文字的行长与版心的宽度相等,称为“通栏”。