電算化憑證怎麼錄入

業務摘要輸入

憑證輸入中有許多常用會計詞彙，而不少會計軟件提供了用戶級的詞彙庫，可將常用詞彙預先存儲起來，並配以自定義的代碼，輸入憑證時調用自定義詞彙，可提高輸入速度。如金蝶軟件提供兩種快速複製摘要的功能，在下一行中按“……”可複製上一條摘要，按“//”可複製第一條摘要。同時，系統還設計了摘要庫，在錄入憑證過程中，當光標定位於摘要欄時，按F7或單擊「獲取」按鈕，即可調出憑證摘要庫。選擇所需的摘要即可，在這個窗口中，您還可以新增、刪除或引入摘要。

科目代碼輸入

許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計人員記不準確的科目多爲明細科目，其所屬總賬科目或上級科目一般較明確，輸入此類科目時，只輸入到其上級科目的代碼，由於系統只能接受最明細的科目，此時將打開科目代碼表，並指向剛輸入的上級科目，所要查找的明細科目應就在附近，省去多餘的翻頁查找操作。會計科目獲取按F7或用鼠標單擊窗口中的「獲取」按鈕，可調出會計科目代碼。

業務金額輸入

在輸入完多貸或多借的分錄後，輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入，省去人工計算合計的麻煩，像用友(安易)等大多數商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對已錄入的金額轉換方向，按“空格”鍵即可；若要輸入負金額，在錄入數字後再輸入“-”號即可；金額借貸自動平衡———“CTR+F7”；憑證保存———F8。

會計分錄編制

會計分錄儘可能細。在編制記賬憑證時，應儘可能地詳細，甚至可以每張原始憑證編制一條分錄，摘要也應詳細說明。衝減收入或費用以紅字或負數反映。在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時，如果發生額的方向與該類科目餘額方向相反，如衝減收入或費用，應將金額以紅字或負數方式輸入到與該類科目的餘額相同的方向，收入類爲貸方，費用類爲借方。

改錯更正

發生錯賬，如果是當月的未登記賬憑證，可直接修改，如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷錯誤憑證，然後重新填制正確的記賬憑證。有不少會計覈算軟件還提供反記賬、反結賬的功能，反結賬功能可將會計期間推前，然後將未結賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態，再加以修改。

對不合格原始憑證的處理

　對於違反財經紀律的一切開支，會計人員有權拒絕支付和報銷；對不符合法令規定的經濟業務，有權拒絕執行並及時向有關部門和領導彙報。例如，對違反國家規定的收支，超過計劃、預算或者超過規定標準的各項支出，違反制度規定的預付款項，非法出售材料、物資，任意出借、變賣、報廢和處理財產物資以及不按國家關於成本開支範圍和費用劃分的規定亂擠亂攤生產成本的憑證，會計人員應拒絕辦理。

對於審覈中發現的填寫不齊全、手續不齊備的原始憑證，會計人員有權退回給填制單位或經辦人員，要求其及時補辦完整，否則不予受理。例如，發票沒有相關人員簽字、發票抬頭空白等。

對於審覈中發現的填寫、計算金額有誤的原始憑證，或是書寫不規範的原始憑證，要退回給有關部門或人員，以補齊手續或更正錯誤。

對於原始憑證記載的內容有錯誤的，應當由開具單位重開或更正，更正工作必須由原始憑證出具單位進行，並在更正處加蓋出具單位印章;重新開具原始憑證也應當由原始憑證開具單位進行;原始憑證金額出現錯誤的不得更正，只能由原始憑證開具單位重新開具。