合同管理是企業法務部門的主要職責之一，更是企業法務管理的必修課。作爲企業法務人員，該如何管理合同，是一個需要不斷探索、總結的課題。企業法務在合同管理過程中，或多或少會遇到業務部門在合同起草、審覈報批、履約管理等方面存在着法律概念和專業術語表述不清、合同文字錯誤、部分條款上下文矛盾衝突、機械套用合同示範文本、未對合同相對方資質進行比較全面的審覈、個別合同簽訂與管理不規範、履約過程管控意識薄弱、風險防範能力水平有限等問題。這些問題在一定程度上影響合同管理(起草、審覈、審批、簽訂、履行等)具體工作的效率，也易於產生法律風險，影響企業依法合規管理水平的提升。筆者結合日常合同管理經驗，總結了一些合同管理的操作細則，供廣大法務工作者參考交流。

　　一、調查合同相對方資信情況

　　1.覈實基本信息。合同洽談階段，應要求相對方提供其主體資格有效身份證明資料(附件1：有效身份證明清單)。單位提供營業執照、法定代表人/負責人[1]身份證明、經辦人有效身份證件(居民身份證、己方住所地居住證或其他有效證件)、其他相關資質證件;個人提供其本人有效身份證件(個體工商戶[2]還應提供《個體工商戶營業執照》)以及其他相關資質證件。

　　如相對方爲企業(法人)[3]的，還應登陸“全國企業信用信息公示系統”(http://www.gsxt.gov.cn/index.html)，或使用企查查APP、啓信寶APP等應用軟件查詢其基本信息與營業執照記載是否一致，是否有股權質押、行政處罰等違法記錄，覈實其有關資質證件等信息。

　　2.調查信用情況。一是登陸全國法院被執行人信息查詢平臺(http://zhixing.court.gov.cn/search/ )或全國法院失信被執行人名單公佈與查詢平臺(http://shixin.court.gov.cn/ ),查詢相對方是否未主動履行生效法律文書確定的法律義務並被列入失信被執行人名單，存在不良信用情況。如擬合作對方被列入上述名單，應限制或禁止與其合作，以防控風險。

　　二是要求相對方(自然人的情形)登陸中國人民銀行徵信系統查詢並打印徵信報告，作爲覈實其信用情況的重要參考依據。三是登陸信用中國(http://www.creditchina.gov.cn/ )查詢相對方有關信用情況。四是覈實相對方是否已被列入本企業集團(或本單位)的“不良企業名錄” (“黑名單”),已列入“黑名單”的單位或個人，應限制或禁止與其簽訂合同，以防範風險。

　　二、嚴格審覈合同有關條款

　　1.合同主體基本信息。

　　收集本企業名稱、註冊地址[4]、法定代表人的信息，製作統一的信息簡表，分發給各部門，避免合同文本中出現主體名稱、地址等信息錯誤。合同管理中，應注意使用己方單位全稱，同時嚴格審覈合同各方主體名稱(姓名)是否爲全稱，是否與其有效證件(營業執照、身份證或其他證件)所載名稱(姓名)完全一致，並與印章或簽名完全一致。

　　2.合同價款及其支付方式。

　　合同價款及付款金額應同時寫明大小寫;在合同中明確相對方銀行賬戶信息，要求對方填寫銀行賬戶信息表(附件2：銀行賬戶信息表)存檔備查。付款條件，可將取得合法有效的稅務發票(增值稅發票，具體票種請以財務部意見爲準)作爲付款的前提條件之一，合同條款約定乙方在收到發票後一定期限(可約定爲十五個工作日或更長期限，結合本企業付款審批實際情況)內付款。

　　3.合同項目負責人基本信息。

　　要求相對方明確其授權項目負責人(經辦人)的姓名、手機號、電子郵箱、授權範圍及權限等有效信息，[5]並將其有效身份證件作爲合同附件附後。

　　4.履約保證條款。

　　建設工程合同、大額採購(買賣)合同、房屋租賃合同等標的額較大或己方享有大額債權的合同，原則上應在合同中約定履約保證條款，保證方式如下：一是履約保證金，要求相對方支付履約保證金作爲履約擔保。二是履約保函。要求相對方出具見索即付保函。三是提供保證。要求相對方提供其財產清單，在合同中約定相對方以相應財產就其債務清償承擔保證責任。

　　5.權利義務條款。

　　應以本單位合同示範(標準)文本內容爲準，違約責任[6]的承擔上儘量具體明確，以便於履約管理。

　　6.爭議糾紛管轄條款。

　　原則上應約定爲己方住所地[7]人民法院管轄，但不宜違反法律關於專屬管轄的規定。己方住所地(地市級行政區劃)外的項目合同，原則上選擇己方項目所在地或項目公司住所地法院管轄，但在選擇仲裁對己方有利的情形下，可約定由己方熟悉且有利的仲裁機構管轄，以降低處理法律糾紛的風險與成本。同時，在合同文本中約定如發生爭議糾紛，合同各方均同意將合同中明確的通訊地址或有關證件上載明的地址作爲處理糾紛案件(訴訟、仲裁)的有效送達地址。

　　7.合同生效條款。

　　示例：本合同自各方(法定代表人或授權代理人)簽字並蓋章(單位公章或合同專用章)之日[8]起生效。

　　8.通知條款。

　　一是明確合同各方尤其是合同相對方的有效通訊地址(公司住所地、實際經營場所、主要負責人或合同授權負責人地址、公司及合同授權負責人電子郵箱等);二是約定合同履行過程中的通知、函件往來可向上述地址發送，函件發出之日起ⅩⅩ日(一般約定3-7日爲宜)內視爲有效送達。

　　9.統一規範授權委託書格式。

　　統一合同中授權委託書格式，如合同相對方爲法人單位，要求相對方提供法定代表人授權委託書，該授權委託書應蓋授權委託單位公章並由法定代表人簽字或蓋章;如合同相對方爲非法人單位[9](含一般經濟組織、法人分支機構等)，要求相對方提供授權委託書，該授權委託書應蓋授權委託單位公章並由其負責人簽字或蓋章;如合同相對方爲自然人[10]，且該自然人委託他人代簽合同或辦理相關業務，要求對方提供經委託人簽字按指紋的授權委託書(委託人及受託人身份證複印件均附後，要求受託人在身份證複印件上簽字按指紋存檔，同時寫明委託人與受託人有效聯繫電話、電子郵箱等聯繫方式)。

　　三、規範程序嚴把合同簽訂關

　　1.按審批文本簽訂。業務部門應嚴格審覈擬簽訂的合同是否結合公司領導及相關部門意見修改完善有關條款，打印文本是否與公司審批文本完全一致，合同附件是否齊全完整。法務部門應嚴格審覈業務部門是否提交經審批的合同文本，以及公司合同管理制度規定的相關審批單據。

　　2.合同簽訂程序。合同文本的打印，每頁均設置頁碼(不含空白頁)並確保頁碼編號連續，儘量雙面打印。合同文本的簽章，原則上，應要求合同相對方先辦理簽字(自然人簽字按指紋，簽名應清晰、工整可辨認)蓋章程序，己方後辦理;與少數合作方簽約，確需由己方先蓋章的，應在己方蓋章後留存一份複印件，再將合同提交對方蓋章，同時應儘量要求對方在收到己方合同文本後當場蓋章，收回己方合同文本及時存檔備查。

　　四、強化履約監控防範風險

　　1.嚴謹慎重簽署有關文件。合同中本單位指定/委託的負責人或經辦人應強化責任意識與風險意識，嚴格按合同條款履行，及時掌握履約動態及可能引發糾紛的不利因素，慎重簽署相對方提供的各類文書;簽收相對方的文件應留存一份簽收記錄或簽字版複印件。[11]此外，合同履行過程中，由合同當事人簽署的各類會議紀要、驗收意見、收據、送貨單、聯繫函、結算確認單等各類文書，應嚴格審覈合同相對方經辦人是否爲有權簽字人員[12]，是否註明簽署日期，由合同當事人蓋公章、經辦人簽名按指紋。

　　2.嚴禁隨意變更合同主要條款。合同簽訂後，價格、數量、質量、履行期限、違約責任、爭議解決辦法等主要條款不得隨意變更，確需變更的要嚴格遵守公司合同管理制度中關於合同評審和審批的規定，重新進行合同評審和審批，並簽訂補充協議。

　　3.重視證據固定、收集與保存。合同履行中如發現相對方違約，應立即向公司管理層報告，同時注意固定、收集、保存相對方違約證據，抄送一份副本提供法務部門，及時採取相關措施(如發送《催款通知書》、《督促履行合同義務通知書》、《律師函》等);如發生爭議糾紛，應及時向管理層報告，採取書面方式[13]與對方溝通聯繫(書面函件應按規定程序報公司審批)，固定、收集、保存好相關證據，以防控風險。

　　發送通知相關操作要點：郵寄函件通知，原則上應選擇郵政特快專遞方式(EMS),在郵寄單據上寫明寄件人及收件人姓名、單位名稱(全稱)、聯繫地址、聯繫電話，同時寫明郵寄文件名稱及份數、郵寄時間等信息，要求郵政機構蓋郵戳(如選擇其他快遞公司，應要求對方在快遞單據上蓋公章或業務專用章)後保存原始郵寄回執單，及時登錄中國郵政或其他快遞公司官網查詢並打印(在線打印，同時截圖保存)郵件投遞狀態，上述證據材料一併存檔備查。電子郵件通知，應將word文檔轉換成PDF格式，蓋公司公章後掃描上傳至電子郵箱系統，寫明寄件人及收件人姓名、單位名稱(全稱)，保存好電子郵件原始記錄。 必要時，可聘請公正機構採取證據保全和公正措施。

　　4.強化糾紛預警與風險防範。合同履行過程中，如與相對方發生分歧爭議糾紛，應高度重視糾紛預警與風險防範，要及時收集證據並向公司管理層報告有關情況，做好風險防範工作(報告應包含糾紛主體信息、基本事實、相關證據、處理意見、需公司領導或相關部門解決的問題等內容)。

　　附件一

　　有效身份證明清單

　　1.境內自然人：提交居民身份證或軍官證、士官證;身份證遺失的，應提交戶口簿或臨時身份證。未成年人可以提交居民身份證或戶口簿;

　　2.香港、澳門特別行政區自然人：提交香港、澳門特別行政區居民身份證、護照，或者來往內地通行證;

　　3.臺灣地區自然人：提交臺灣居民來往大陸通行證;

　　4.華僑：提交中華人民共和國護照和國外長期居留身份證件;

　　5.外籍自然人：中國政府主管機關簽發的居留證件，或者其所在國護照;

　　6.境內法人或其他組織：營業執照，法定 代表人或負責人有效身份證明;

　　7.香港特別行政區、澳門特別行政區、臺灣地區的法人或其他組織：提交其在境內設立分支機構或代表機構的批准文件和註冊證明;

　　8.境外法人或其他組織：提交其在境內設立分支機構或代表機構的批准文件和註冊證明。

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