你的工作需要你精準表達

最近，我媳婦找了份辦公室的工作，回家向我報怨，好久沒出去工作，各種事情有點應付不來，交付上司安排的任務時，上司很不滿意，嫌她做事不夠仔細，彙報又不清不楚。

我也沒有很多文職方面的工作經驗，但想到最近在看的一本書----《精準表達：讓你的方案在最短的時間內打動人心》，倒是能幫上忙。

這本《精準表達》是日本暢銷十年的經典之作，是外企諮詢公司、貿易公司等企業培訓的必讀書。作者高田貴久，擁有多年專業諮詢的工作經驗，曾在BCG等多家諮詢公司任職，後又創業自己做諮詢公司，可以說是諮詢行業專家。

在職場中，像我媳婦這樣的情況，很普遍，特別是一些經驗不足的小白，每天可能都會遇到類似的窘境：做事情沒條理、做文案不

在職場中如何做到精準表達？

高田貴久將精準表達分爲兩方面，即如何合理思考和如何準確傳達。

一、合理思考

思考，你肯定要有一定的邏輯思考能力，大巖哲之在《靠譜》中曾說職場的基本功之一就是邏輯思考力。邏輯思考能力首先要有邏輯，那什麼是邏輯？高田貴久說：“邏輯是指把語言合理地組織起來。”

邏輯又分爲分爲兩種：

⑴縱向邏輯，指任何人都能一眼看懂的因果關係。即因爲A，所以B。因爲某一件事，導致另一件事的發生。就像因爲下雨了，所以出門要打傘。個人覺得縱向邏輯與探案推理很相似，都是一環扣一環，因爲一個線索，推理出一段案情。如果你沒能進行很好的縱向邏輯說明，就會讓人覺得你的表達，不可信或者不理解。就像一件離奇的案件剛剛發生之時，只看最初的現場，就會有一種“這是怎麼發生”的詫異，沒有線索和推理的時候，一切都是那麼的不可理解----怎麼會如此？相反，如果你能進行有效的、適當的縱向邏輯說明，就會讓人明白現在的結果是經歷了哪些一系列的事情才導致的。也就是當案件被破，一切真相大白的時候，人們纔會“哦哦哦”的恍然大悟。

⑵橫向邏輯，指任何人都能看懂的總分關係，沒有遺漏和重複，也就是麥肯錫有名的"MECE"分析法。幾乎所有與麥肯錫相關的書籍，都會提到的"MECE"分析法，全稱“ Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”，中文釋義“相互獨立，完全窮盡”，最早是由麥肯錫女諮詢顧問巴巴拉·明託在她的著作《金字塔原理》提出的。它有兩個重點，即相互獨立，意味着沒有重複，劃分細緻；完全窮盡，意味着沒有遺漏，更加全面、周密。我們在做事或者方案時，也要按這個原則去思考和搜索，還有沒有沒想到的情況，有沒有哪兩個是一樣的，這樣做會使我們做事做的很周到、全面，不會讓人質疑我們的做事能力。

總結，縱向邏輯和橫向邏輯在我們日常工作時，往往是相互結合使用的。一個方案通常會包括幾個部分，這時是橫向邏輯；而每個部分的具體實施，又伴隨着縱向邏輯，它們的最終形態就是金字塔結構。金字塔結構可是邏輯思考的集大成者，也是我們日常思考的邏輯框架。

很多時候，一個方案即便有了邏輯思考，還會被人質疑當中的某一部分，就像書中故事裏，戶崎提交了一份有邏輯的方案後，宮裏社長還是會質疑爲什麼一定要與塔裏克絲公司合作。

因此我們除了要有邏輯思考以外，還要有另外的一種能力，那就是驗證假說能力。

所謂驗證假說，是指“首先找出對方可能提問的問題，然後推測出可能的答案，最後找到客觀證據來證明自己的答案”。

根據這個含義可以把驗證假說分爲5個步驟：

⑴理解目的==》⑵把握論點==》⑶構建假說==》⑷實施驗證==》⑸提取啓發。

通過驗證假說，提前做好準備，當事情來臨時，便可遊刃有餘地面對。

二、準確傳達

方案在擁有了邏輯思考和驗證假說之後，就要進入傳達環節，要把你的方案傳達給上司、同事、客戶等，而最直接的方式就是開會。

如果我問你喜歡開會麼，相信你會說“NO！”，很少有人喜歡開會；那你喜歡參加派對麼，“當然。”我們大家都喜歡派對。

你有想過這是爲什麼嗎，爲什麼你不喜歡開會，而喜歡參加派對？

那是因爲會議設計的不夠好，缺少了派對設計者的那份創意。

想要設計好一場會議需要注意兩點，即確定會議的“着陸點和着陸形式”。

所謂會議的“着陸點”，就是你設計會議的定位，它是一個什麼樣的會議，在整個方案這次會議處在什麼位置，要討論到何種程度。也就是弄清這次會議的本質是什麼。然後是確定“着陸形式”，就是你要想把會議設計成什麼樣的風格。這個可以根據參加會議的人員來定，比如年輕人爲主，那就加一些當下流行的、時尚的元素進去；如果老年人多一些，那就把他們關心的內容元素加進去，像健康、養生等。這些就是爲了迎合參會人員的風格，以他們能理解的方式設計會議和方案，通過率自然會大大提升。

要做到準確傳達的最後一步就是製作商務文本。

做個產品演示PPT，你的方案文書、計劃書，業績表、進度表，等等各種形式的書面文件，都是我們的日常工作，然而商務文件做的好不好，可是直接關係到咱們項目的成敗，因爲它以文本的形式加載了整個方案，是對方最直觀瞭解咱們方案的關鍵工具。那麼你擅長做這些商務文本麼？

高田貴久把製作商務文本分爲5個步驟：

1.製作文字信息。其中文字信息包含3種內容（說明、事實、啓發），4個要素（目的性、嶄新性、明確性、方向性），4種表述手法（把結論放到前面、刪除多餘的語句、避免詞彙重複、使用概括性詞彙）。

2.製作圖表。其中圖表分爲內容、排版兩個概念，可以從三個方面着手修飾：⑴儘量使用圖形，⑵設計合適的標題，⑶在重點部分加以標識。

3.製作幻燈片。其中有兩點要注意的事項（幻燈片上方必須添加文字信息，文字信息和圖表應相呼應），三個使用技巧（按照閱讀習慣，從左上方到右下方排列圖表、對齊行和列，整齊排列圖表）。

4.製作資料包。其中分爲4種類型（自上而下縱觀全體型、自上而下連鎖把握型、自下而上縱觀全體型、自下而上連鎖把握型），三個切入點（操作視點、項目視點、論點視點）。

5.資料羣。其由8個資料包構成（①摘要，②前提，③全景，④內容，⑤論點清單，⑥問答卡，⑦日程安排，⑧參考數據）。