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重大活動的籌備組織是一項系統工程，其環節煩瑣複雜，容易出現疏漏。結合多年的工作實踐，我們體會到，不斷提高重大活動的組織水平，需要把握好籌劃、實施、總結幾個環節。

善籌劃

對於重大活動組織而言，籌備階段最爲重要，工作量也最大。一般而言，籌劃階段分三步：

——建立指揮體系。接到一項重大活動任務，首先要明確指揮體系，也就是通常所說的籌委會，這是整個活動的總協調、總指揮機構（以下稱“指揮部”）。

所有信息都要彙總到指揮部，所有指令也必須由指揮部發出。指揮部負責明確活動的主題和目的、確定議程、制定預案、明確責任分工、協調落實等。

根據活動內容的不同，還應設置綜合協調、文書材料、現場佈置、安全保衛、後勤保障等相關工作組（或確定相應任務的責任單位、責任人）。整個活動的開展要依靠這個指揮部來推動和督促落實。

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——擬定活動預案。預案內容要涵蓋活動的全過程，從接待來賓或是活動報到開始，直至活動結束，並將參加人員全部送離。

基本要素包括時間、地點、參加人員、車輛安排、食宿安排、活動議程、主席臺座位圖或站位圖、責任分工、保障單位等，必要時，還要對衛生防疫、安全保衛、交通保障、電力供應等作出安排。

有統一活動內容的還要擬定乘車安排和行車路線。特別要注意明確每個環節的相關任務、責任人和聯繫方式。

總之，各方信息、想到的所有問題和細節、有關部門和人員的具體職責等，都應該彙總到預案中，並根據“5W1H”確定最佳預案，即：

爲什麼制定該措施（Why）

達到什麼目標（What）

在何處執行（Where）

由誰負責完成（Who）

什麼時間完成（When）

如何完成（How）

之後，召集各有關部門進行討論，調整和完善方案，並進一步明確活動中每個環節的責任單位、責任人和具體職責。一份好的預案，既能提綱挈領，又能查漏補缺。

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——進行實地演練。實地演練可以印證和完善預案。通過長期的工作實踐，我們體會，以下幾個關鍵點需要格外注意：

1. 主席臺人員的範圍和排序

首先確定主席臺人員的範圍，然後確定人員排序。人員範圍可遵循以下原則：

一是注意主席臺（或簽約臺）的容量；

二是儘量保證有任務的人員上臺；

三是注意平衡，突出代表性，兼顧參會各方需要。

主席臺人員一般按級別排序，如果涉及層面多、背景複雜，可以先對照行政職級排序；沒有相應職級的，可以查找以往慣例；無慣例可查的，可以按照有關人員在活動中擔任角色的重要性來排。

另外，同級或是職級接近的情況下，應該考慮把上級單位、受邀來賓往前排。確定順序前要和有關各方充分溝通，儘量避免爭議。

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2. 話筒和音響的檢查

首先要避免話筒、音響不響或亂響。除了注意檢測線路，還要有專人負責音響，音響師也要全程在崗。

其次要注意話筒的分配和調整。話筒數量不足時，一般先保證有講話任務的領導。另外，一定要在活動前將主持詞內議程、參加領導等有關內容進行再確認。

再次要檢查話筒的位置。發言席、主持席等要佈置合理，注意發言臺和上面擺放的物品不要遮擋發言人。

3. 有關材料的檢查

對於主持詞、發言稿或講話稿等材料，由於修改的次數可能比較多，必須安排專人審覈和發放。對於材料中涉及來賓和議程的部分，在活動開始前一定要進行最終審覈和確認。

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重實施

再完美的籌備也要在實施中實現，準備的時候可以反覆演練、反覆試驗，有錯還可以改，但實施是“一錘子買賣”，成敗立現，不容重來。這個階段的關鍵就是控制，使整個活動儘量按活動預案進行。

信息溝通到位，保證步調一致。預案中的每個環節、每項安排，都要保證該知道的人知道，特別重要的事項必須直接通知本人，並安排專人負責到底。比如:

——在活動中有主持、講話、致辭、啓動等任務的人員，應安排專人提前與本人聯繫，並告知有關情況，有變化時更要及時告知。

——活動現場要安排專人負責引導登臺、站位等。

——如果有統一安排，出發、就餐、活動的時間地點等都要注意通知到每個人，即使是印製在活動手冊上，也要有專人負責提醒。對於在主席臺或前排就坐的重要來賓更要重點關注，確保活動期間隨時聯繫得上。

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掌握好時間節點，做到心中有數。對主持詞、每位領導的講話稿等有關材料都要熟悉掌握，對活動進程更要做到心中有底，比如每項議程大概多長時間、議程之間怎麼銜接等，都需要了然於心，這樣才能適時對下一議程進行提醒並做好準備，確保活動順暢進行。

隨時掌握情況，確保應急預案及時啓動。活動期間要隨時掌握活動進程、後勤保障、安全保衛等相關的動態情況，並作出分析，及時應對，必要時迅速啓動應急預案。

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勤總結

每次活動之後，應第一時間把相關資料收集起來，並進行效果檢查，即活動預案是否合理，活動目標是否達到。這是總結經驗和吸取教訓的階段，主要包括兩方面內容：

積累經驗，形成標準。對於被反覆證明有效的措施，要進行標準化和制度化，便於以後執行和推廣。比如路線安排，就可以固定如下原則：儘量走大路，避免被堵在小路上；儘量形成環線，不走回頭路等。

總結教訓，形成備忘。每次活動結束後，應把整個活動過程中出現的失誤、差錯以及不順暢的地方記錄下來，並認真分析出錯的原因，可以專門形成一個《出錯事項備忘錄》，以防止同樣的錯誤再次出現。

編輯：王雨青（商務部研究院數據中心）

審校：張鵬、張仙鳳、劉燕南、羅偉（商務部研究院數據中心）

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