找到一款屬於你的好“牙膏”

談一談關於文件夾的整理

貓總的徵文活動終於迎來了第九期,看到這個主題的時候有些意外,但仔細想想,確也挺有必要。整理文件夾,對長期跟文字打交道的人來講,是再平常不過的事,而且隨着時間增長,也會變成一件技術含量越來越高的事。構思本文時,我突然想到了那個爲大衆熟悉的廣告語:“冷熱酸甜,想喫就喫,XXX牙膏!”,整理文件也許大概如此,科學的存儲歸類能幫助我們“想找就找,想用就用”,各類文字材料真正能“信手拈來”,對文稿寫作、查訪覈驗大有裨益,於是,就有了這個標題。

從性質上講,我把文件夾分爲兩類:一類是“實體型”文件夾,一般就是保存在大家電腦的D、E、F……盤裏的各類文件;另一類是“虛擬型”文件夾,包括各種網盤、瀏覽器網路賬戶等等,網盤與“實體型”本質無異,在此不做研究,主要討論關於瀏覽器的文件夾整理。下面結合這兩點,分三個方面談一點自己的心得。

一、蓋好“金字塔”,會剝“洋蔥頭”

 

毫無疑問,我們工作中用到的各種講話、調研、信息、總結等等材料,彙總起來是一個寶庫,通常會不自覺把相似的、實質內容具有關聯的文件進行整理歸類。

這些資料,包括我們用過的、寫出來的材料像“磚瓦、泥土”,九層之臺起於累土,工作得越久,資料會越存越多,就好比蓋起了一座“金字塔”。但是這座塔越高並不代表架構越清晰,存量大小也與牢固無關。對此,我的做法是分“三步走”:第一步,以“自我”爲中心,打造“工作、生活”兩大分支,這個“自我”就是塔頂,是一切材料的彙總處;第二步,以“工作”爲總綱,細分“業務、政務、事務”三個板塊;第三步,以板塊爲支撐,加入時間、作者等要素,填充具體材料。根據分類對每個文檔按照“年份+類型+關鍵詞”命名,比如XXX同志在2014年全市國稅系統納稅服務工作會議上的講話,就編成“2014領導講話納稅服務”,這是“建”的過程。再說到“查”和“用”,這就是“剝洋蔥”,根據索引逐漸查找自己需要的文件,而且可以分“2014”“領導講話”“納稅服務”三個類別進行檢索,其實也是一個熟悉存儲架構的過程。整體上講,先建後用,是一個十分普遍的方式方法,實踐中絕大多數也採用此法。

二、依託“點擊率”,會抓“關鍵詞”

 

這個部分主要談一談網絡文件夾的整理。

日常生活中我們總會遇到好網頁、好文章等等,習慣性地去保存方便日後查閱。如果沒有整理歸併,找起來甚是麻煩。對此,我採用的做法是從習慣入手,以“點擊率”(在此可作訪問頻率)爲依據進行歸併,用當前一個時髦的詞來講,可以叫“互聯網+文件夾”。當然,前提是得有一個註冊的網絡賬號,這樣無論走到哪裏,只要登陸賬號,存儲的信息便都會帶入進來。一般來講,我細分了如下四類:第一類,黨政網站;第二類:摘抄專用;第三類:經典文章;第四類:個人愛好。第五類:數據檢索。每天下班回家開始上網“充電”時,攤開紙筆,先瀏覽“第一類”,學習新聞、瞭解今日國內外大事熱點,摘抄“好句、好詞”,這也是我平時點擊最多的網頁;第二步,開始進行系統摘抄。一般以“求是、紫光閣、人民日報重要言論庫”及行業網站爲主,不同於第一部分,主要是一個去除“碎片化”閱讀的過程,對某個問題進行系統的瞭解和掌握,這其中需要用到第四類“數據檢索”。學完這兩步,筆記本已經記錄了三、四頁,再學習一遍。然後進入第三步,拿出另外的“妙句、段子、標題集”;學習第三類和第四類,主要目的是“接地氣”。每天按照這個步驟,便可根據文件夾的整理培養自己良好規範的學習習慣。

三、杜絕“庸懶散”,會寫“更新包”

 

這裏的“庸懶散”主要講的是我們日常的工作習慣。績效理論上有一個詞叫“過程管理”,這部分主要強調的核心就是在日常工作中如何去維護、管理我們的文件夾。有序的增刪、歸併,使之更加合理,才能更加方便地讓這些文件夾成爲我們大腦以外的第二個“智庫”。

首先,是講究個性化定製。必須要根據自己的工作內容、習慣進行整理,切不可搞“拿來主義”,分門別類看似簡單,其實也有自身工作屬性上的邏輯關係,按圖索驥需要以具體的崗責爲基礎。平時我們寫材料、找資料自己找起來非常快,而別人找自己的就非常慢甚至找不到,多半就是是工作屬性、崗位的差異所致。

       其次,是講究實用化更新。無論是實體文件夾還是網絡文件夾,建議要做好適當地清理更新。一是查文件辦法是否過期失效、網頁鏈接是否能正常打開,如不能要適當刪除替換;二是搞好備份,避免電腦崩潰文件丟失,定期用移動硬盤備份可抵禦此類“風險”;三是必要的切換,即網絡本地化保存、本地網絡化保存。做到“隨身攜帶”,隨時能用、會用。

       最後,是講究常態化學習。取人之長補己之短,不斷總結探索纔是核心要義。在對象上學領導、同事,尤其是文印、機要、檔案崗,通常都會有比較成熟的經驗可循,在內容上學理論,強實踐,兩者都不可偏廢。總而言之,無外乎用心。整理文件夾這種小事引起了重視能成爲大事,大事反過來能爲我們提供便利,又值得審視、珍視。

來源:老祕網

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