找到一款屬於你的好“牙膏”

談一談關於文件夾的整理

貓總的徵文活動終於迎來了第九期，看到這個主題的時候有些意外，但仔細想想，確也挺有必要。整理文件夾，對長期跟文字打交道的人來講，是再平常不過的事，而且隨着時間增長，也會變成一件技術含量越來越高的事。構思本文時，我突然想到了那個爲大衆熟悉的廣告語：“冷熱酸甜，想喫就喫，XXX牙膏！”，整理文件也許大概如此，科學的存儲歸類能幫助我們“想找就找，想用就用”，各類文字材料真正能“信手拈來”，對文稿寫作、查訪覈驗大有裨益，於是，就有了這個標題。

從性質上講，我把文件夾分爲兩類：一類是“實體型”文件夾，一般就是保存在大家電腦的D、E、F……盤裏的各類文件；另一類是“虛擬型”文件夾，包括各種網盤、瀏覽器網路賬戶等等，網盤與“實體型”本質無異，在此不做研究，主要討論關於瀏覽器的文件夾整理。下面結合這兩點，分三個方面談一點自己的心得。

一、蓋好“金字塔”，會剝“洋蔥頭”

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毫無疑問，我們工作中用到的各種講話、調研、信息、總結等等材料，彙總起來是一個寶庫，通常會不自覺把相似的、實質內容具有關聯的文件進行整理歸類。

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這些資料，包括我們用過的、寫出來的材料像“磚瓦、泥土”，九層之臺起於累土，工作得越久，資料會越存越多，就好比蓋起了一座“金字塔”。但是這座塔越高並不代表架構越清晰，存量大小也與牢固無關。對此，我的做法是分“三步走”：第一步，以“自我”爲中心，打造“工作、生活”兩大分支，這個“自我”就是塔頂，是一切材料的彙總處；第二步，以“工作”爲總綱，細分“業務、政務、事務”三個板塊；第三步，以板塊爲支撐，加入時間、作者等要素，填充具體材料。根據分類對每個文檔按照“年份+類型+關鍵詞”命名，比如XXX同志在2014年全市國稅系統納稅服務工作會議上的講話，就編成“2014領導講話納稅服務”，這是“建”的過程。再說到“查”和“用”，這就是“剝洋蔥”，根據索引逐漸查找自己需要的文件，而且可以分“2014”“領導講話”“納稅服務”三個類別進行檢索，其實也是一個熟悉存儲架構的過程。整體上講，先建後用，是一個十分普遍的方式方法，實踐中絕大多數也採用此法。

二、依託“點擊率”，會抓“關鍵詞”

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這個部分主要談一談網絡文件夾的整理。

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日常生活中我們總會遇到好網頁、好文章等等，習慣性地去保存方便日後查閱。如果沒有整理歸併，找起來甚是麻煩。對此，我採用的做法是從習慣入手，以“點擊率”（在此可作訪問頻率）爲依據進行歸併，用當前一個時髦的詞來講，可以叫“互聯網+文件夾”。當然，前提是得有一個註冊的網絡賬號，這樣無論走到哪裏，只要登陸賬號，存儲的信息便都會帶入進來。一般來講，我細分了如下四類：第一類，黨政網站；第二類：摘抄專用；第三類：經典文章；第四類：個人愛好。第五類：數據檢索。每天下班回家開始上網“充電”時，攤開紙筆，先瀏覽“第一類”，學習新聞、瞭解今日國內外大事熱點，摘抄“好句、好詞”，這也是我平時點擊最多的網頁；第二步，開始進行系統摘抄。一般以“求是、紫光閣、人民日報重要言論庫”及行業網站爲主，不同於第一部分，主要是一個去除“碎片化”閱讀的過程，對某個問題進行系統的瞭解和掌握，這其中需要用到第四類“數據檢索”。學完這兩步，筆記本已經記錄了三、四頁，再學習一遍。然後進入第三步，拿出另外的“妙句、段子、標題集”；學習第三類和第四類，主要目的是“接地氣”。每天按照這個步驟，便可根據文件夾的整理培養自己良好規範的學習習慣。

三、杜絕“庸懶散”，會寫“更新包”

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這裏的“庸懶散”主要講的是我們日常的工作習慣。績效理論上有一個詞叫“過程管理”，這部分主要強調的核心就是在日常工作中如何去維護、管理我們的文件夾。有序的增刪、歸併，使之更加合理，才能更加方便地讓這些文件夾成爲我們大腦以外的第二個“智庫”。

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首先，是講究個性化定製。必須要根據自己的工作內容、習慣進行整理，切不可搞“拿來主義”，分門別類看似簡單，其實也有自身工作屬性上的邏輯關係，按圖索驥需要以具體的崗責爲基礎。平時我們寫材料、找資料自己找起來非常快，而別人找自己的就非常慢甚至找不到，多半就是是工作屬性、崗位的差異所致。

       其次，是講究實用化更新。無論是實體文件夾還是網絡文件夾，建議要做好適當地清理更新。一是查文件辦法是否過期失效、網頁鏈接是否能正常打開，如不能要適當刪除替換；二是搞好備份，避免電腦崩潰文件丟失，定期用移動硬盤備份可抵禦此類“風險”；三是必要的切換，即網絡本地化保存、本地網絡化保存。做到“隨身攜帶”，隨時能用、會用。

       最後，是講究常態化學習。取人之長補己之短，不斷總結探索纔是核心要義。在對象上學領導、同事，尤其是文印、機要、檔案崗，通常都會有比較成熟的經驗可循，在內容上學理論，強實踐，兩者都不可偏廢。總而言之，無外乎用心。整理文件夾這種小事引起了重視能成爲大事，大事反過來能爲我們提供便利，又值得審視、珍視。

來源：老祕網

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