不起眼的日曆，是入門時間管理最好的選擇

摘要：使用日曆的第一項任務是要明確自己的工作時間。如何使用日曆進行時間管理。

看過《想清楚三個問題，然後開始時間管理》之後，你想清楚了自己屬於「島型」或者「橋型」工作者，也知道了自己的工作任務是「路徑型」或者「目標型」，現在就想開始做時間管理，又該從哪個工具或者方法論開始學起呢？

喜歡手寫且注重儀式感的人，一定會首先推薦你手帳或者行程本。設計好、印刷在紙上的佈局讓人快速上手，再加上實體物件的穩定感，不失爲入門時間管理的正確選擇；看中數字工具的靈活和多樣的人，則會推薦 Fantastical、OmniFocus 這種功能強大的應用。它們基於實體的日曆或待辦清單，利用數字化的特性，不斷不斷自我革新，提供適合不同人羣、不同需求的用法。

而我會堅定地回答他：入門時間管理，就從你手機裏自帶的日曆應用開始吧！

雖然所有的操作系統都會自帶一款日曆應用，大多數項目管理、任務管理工具裏也會集成它，但它從來不會被視作處於核心地位，更多是爲了輔助其他工具而存在。談論時間管理的時候，我們也多半會跳過它，去嘗試一些專門爲時間管理而設計的工具。

但現實情況真是如此嗎？日曆在時間管理中扮演什麼樣的角色？如果我們想做好時間管理，又該如何運用好日曆呢？

日曆解決了什麼樣的需求？

如果和年紀稍長的人說起日曆這個詞，我想他們聯想到更多的是紙質的檯曆或者掛曆。這時的日曆職責非常簡單：顯示日期，提醒重要日子的臨近。

個人計算設備普及開後，數字化的日曆就轉換了它的使用場景。正如 Palm Pilot 中的日曆應用，不僅可以顯示日期，還可以讓用戶不受空間約束地添加事項，反覆修改起來也非常輕鬆。

其實這時的日曆，表面上和紙質日曆一樣，乾的實際是 daily planner （可以翻譯爲日計劃本或行程本，後文統稱爲行程本）的活。有趣的是，紙質行程本並沒有被數字日曆給擠出歷史舞臺，反倒變成了兩條獨自發展的科技樹。

雖然日曆應用此後被不斷創新，Fantastical 給它加上待辦清單，谷歌日曆等側重拓展它的協作功能，但它要解決的核心需求從來沒變：以分鐘爲精度， 顯示每一天的行程 。

話說回來，又不是人均 CEO，對於我們大多數普通人來說，有必要去考慮規劃每一天的行程嗎？

B 站 Up 主小巧邀請了她就讀於清華、北大、哈佛等名校的同學，來分享他們時間管理的方法。如果稍加總結，就會發現他們幾乎都會提到一個共同的關鍵詞——作息表。也就是說，無論他們遵循了什麼原則、採取了什麼方法，最後都要落實在一張清晰明瞭的行程表上。

一張規劃有序的行程，能加強我們的 時間感 。在做理財投資的時候，我們會非常注意自己本金的數額。投得多了怕風險，投得少了怕錯失收益。更理性的人還會估算，自己有多少錢是用於應急、不能用於投資的。但在做時間管理時，我們卻非常容易忽視自己的「時間本金」。自己一週裏能有多少時間用於工作？一天裏哪幾個時間段可以高效產出？光靠所謂的「感覺」是很難知道真實答案的，正如只要你不打開支付寶賬單，就會覺得自己「一直還蠻省的」。

除了增強對時間的感知，計劃好的行程還能帶來 對工作內容的秩序感 。一份統計顯示，每個辦公室職員平均一天會收到超過 200 條信息。即使按照「二八原則」，假定其中 80% 是對工作沒有影響的，剩下的 40 條也以讓人花不少時間去應對。除此之外，這還造成了另外一個問題：我們如何判斷哪些事情今天馬上處理，哪些事情可以稍微推遲呢？此時規劃的行程，就可以作爲參照物，幫助你分清事情的輕重緩急。

在我看來，成功的時間管理方法各有千秋，但失敗的原因卻高度相似： 度過了極其混亂、又毫無收穫的一天 ，正如昨天和明天。而日曆就是解決這個問題最簡便的工具。

可以說，任何一種時間管理工具，都應該從日曆的基礎上出發。

如何使用日曆進行時間管理？

日曆的選擇衆多，你可以用系統自帶的日曆應用，也可以用增強的 Fantastical，Calendar 5 等工具，當然偏好紙質的行程本也完全沒問題。無論是哪種工具，想要實現的目標都是相通的。

使用日曆的第一項任務是要 明確自己的工作時間 。

其實很多紙質行程本的設計，已經暗含了這一條原則。雖然是按小時去分隔頁面，但是一頁不會真的顯示全部 24 小時，而是早上 8 點到晚上 10 點。在蘋果或者谷歌日曆中，其實也有類似的設定，並且可以進一步設定一週顯示爲全部七天，還是隻顯示週一到週五。當然現實情況複雜的多，每一週、每一天的情況都有不同，於是更需要自己去思考，到底有多少小時是可以用於工作的。

這一步，其實是在我們 梳理自己的時間本金 。我們要意識到，時間是一種不可再生的資源。工作中的項目、生活的瑣事、想學習的興趣或者新技能，樣樣事情都需要時間。當我們偏偏又處在一個高壓快節奏的社會，工作處於絕對的支配地位，所以我們總會覺得，先把工作做了，等有時間了，再去做佈置屋子、閱讀、學習外語等等事情。如果一直如此，你真的有時間去做想做的事嗎？

將工作與生活的時間混在一起，既影響工作效率，有浪費時間本金。在日曆上確定工作的時間，可以從心理上一定程度的切割開工作與生活。最近因爲疫情的緣故，我一直處於完全居家工作的狀態，缺少了空間上的轉換，會誤以爲自己在休假的狀態中，很容易陷入「看一會兒劇-打一會兒遊戲-做一會兒飯」的循環直到晚上，然後發覺自己已經摸魚了一天。所以爲了明確生活和工作的界限，知道自己一週有多少小時用於工作，就在日曆上劃分出了「8:00-11:00」與「14:00-17:00」這兩個工作時間段，從而估算出自己一週大約只有 30 個小時能專注工作。再加上遠程辦公使得會議時間和頻率變高，屬於自己的時間就更少了。

遠程辦公只是最簡單的例子，正常工作中，很難簡單的把一天的工作分爲上下兩個時間段。特別對於上篇文章中提到的「島型」工作者，要如何確定自己的工作時間呢？我在《 SET 法則：過好每一天的時間管理之道》的「第一步：確定一天可用的時間」中有過詳細介紹，這裏就不再贅述。

而使用日曆的第二項任務，則是 明確一天的主要工作脈絡 。

使用日曆時，必須很審慎地選擇記錄在日曆上的事項。簡單來說，日曆上應該只記錄一定會發生的事情。

什麼算是「一定會發生的事情」呢？在《如何結合使用任務管理工具與日曆》一文中，根據事情的開始時間與截止時間被分爲四種類型：

日程 - 開始時間和截止時間都已知；
準日程 - 開始時間已知，結束時間未知；
任務 - 開始時間未知，結束時間已知；
準任務 - 開始時間和結束時間都未知。

其中日程和準日程，就屬於「一定會發生的事情」。因爲它們的開始時間都是固定的，意味着到了時間，你就必須放下手中的事轉向它。最常見的例子就是會議，或者和顧客的碰面。沒有人可以完全避開會議和工作中的溝通，哪怕你是自由職業者，也需要花時間和僱主交流需求。所以做時間管理時，要先把這些不能管理的時間列出來。

還有一類任務也屬於「一定會發生的事情」，就是工作中真實的 Deadline。你永遠也不想、也不應該超過和同事商定好的 Deadline，否則嚴重影響其他人的工作。

日程、準日程和帶 Deadline 的任務，這三類類事情確定了你一天工作的基本動線。將它們記在日曆上，就可以清晰的展現出你一天大概會如何度過。

除了這三類事情，開始時間和結束時間都未知的準任務最好不要放在日曆上。例如在谷歌日曆中，可以爲一個目標安排時間，例如鍛鍊、和培養技能等等。但這種本來沒有固定時間，人爲的給這些事設定一個開始和結束時間，能真的執行下去嗎？

有效的時間管理，應該假設我們的行爲是懶惰的。只有基於這種假設，才能去設計各種激勵我們執行的機制。但是在日曆上計劃這些沒有固定時間的事，恰好相反是在假設我們的行爲是勤快的，是具有極強執行力的。就以閱讀這件事來說，設定好一週三次，每次晚上7點到8點，就假設我們會在這個時間點，排除一切誘惑和干擾，去執行這個動作。想做到這種程度，本身就需要極強的自制力。如果已經有了這麼棒的自制力，我想時間管理也不會是一個難題了。

其次我們要意識到，永遠沒有完美的計劃，特別你在對項目本身不太熟悉的時候。一件事需要多少時間，每天應該分配多少，想要合理的分配，需要對項目有豐富的經驗。即使是閱讀這種沒有 KPI 壓力的活動，就應該每次固定一小時嗎？再者當你遇到意外情況的時候，在日曆上的計劃就要完全重新規劃，其中所消耗的時間和精力，也是一筆不小的開支。

其實相比執行前的計劃，我認爲日曆更應該拿來做 執行後的記錄 。爲什麼一天都過完了，還要回頭去記錄呢？因爲今天的記錄，就是明天最好的計劃。我並不會精確到分鐘的記錄一天發生的所有事，僅僅是對生活、工作的各個時間段（通常以 15 分鐘爲精度）進行記錄，在備註中大致記錄項目信息。

如果以日爲單位，我每天的事情都不一樣，日程也完全不一樣；如果以周爲單位，我發現項目進度雖然不同，但好像我在某件事上花的時間是有規律的；如果以月爲單位，則會發現好像項目的類型、所需的時間都是有規律的。堅持記錄自己的一天，就能看出自己的時間消費觀。自己在生活、工作中花了多少時間，這個新項目大概要多少時間，未來我有沒有空再接手一個新項目，種種問題，查看自己之前的日曆就一清二楚。

當然，使用日曆並不是給時間記賬的唯一辦法，只是我個人更喜歡如無必要，不增加新的工具。現在有各種自動化的記錄工具，例如 Toggl 、時間塊等，不僅記錄起來更方便，還能自動生成統計圖標。