單證管理，是企業對外貿易的重要環節，單證管理不僅需要清晰的流程、強有力的系統支持，而且需要熟知制單的細節，以及與相關部門的緊密聯繫。外貿企業單證管理有它的特殊性，所以實施起來會存在不少的問題，需要進一步的完善。單證工作貫穿於企業的外銷、進貨、運輸、收匯的全過程，除了外貿企業內部各部門之間的協調外，還必須和海關、商檢機構、交通運輸部門等多方面聯繫。單證軟件在不斷發展，有很多地方有待改善，單證管理完善了，企業的各方面運轉也會隨之加快。

單證管理存在的問題：

單證人員的專業性不夠：思想認識不夠、操作不規範；

系統不完善：單證管理系統未實現與核心業務系統的無縫銜接；單證系統不能完全實現系統數據的自動傳導與更新；單證系統設計不科學，功能有缺陷，無法實現通過系統有效控制單證風險的要求。

合作不全面：報關資料問題、貨物問題、車輛問題無法及時出貨及時報關，貨物不能及時到達客戶，部門與部門之間責權不清，無法及時解決。

管理不完善：管理模式出現漏洞，對單證監督、盤點等不夠完善，管理措施上滯後，制度不夠健全，使用和核銷不能全面掌控等。

制單、配船、訂艙、打印多種單證格式。相同的數據支持所有單據共享，自動做到所有單據的數據完全相符。實現一套數據兩套單據，方便報關和結匯單據的不同需求。

資源流：最大限度地整合企業信息數據，真正把分散於個人資源數據，整合成爲公司整體的資源數據。

業務流：根據企業行業特點及管理需要，動態配置相應系統模塊，加強業務風險的管理，實現精細化作業模式。

資金流：從收付兩條線源頭的數據管控開始，配合各崗位節點的監控，與實時數據查詢分析系統配合，從而確保資金流向的正確性和安全性。

外貿單證管理系統特點：

特點一：支持C/S、B/S結構，提供安全、方便、快捷的遠程解決方案；

特點二：分行業解決方案。行業化細分，專業化應對行業用戶需求；

特點三：無線數據採集。支持全系列條碼掃描槍、PDA數據採集；

特點四：內置數據接口。可實現與匯信外貿系統和生產ERP系統的無縫銜接，以及其它ERP軟件的接口對接；

特點五：提供面向中小型企業的“精英版”，面向大型企業的“至強版”。

外貿單證流程：

客戶詢盤、報價、得到訂單、下生產訂單、業務審批、下達生產通知、驗貨、製備基本文件、商檢、租船訂倉、安排拖櫃、委託報關、獲得運輸文件、準備其他文件、交單、業務登記、文件存檔、單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，爲業務員報價提供幫助。