我們都知道當今快速變化的商業環境中，企業內部的流程優化已成爲企業提升效率、降低成本、增強競爭力的關鍵手段。而作爲數字化轉型操盤手如何幫助企業實現業務流程的持續改進和價值最大化，可以說是我們必備的思維之一。

爲什麼說流程優化重要呢？

在一家企業中流程優化不僅能夠提高企業的工作效率，還能夠改善產品質量、提升客戶滿意度，並最終推動企業的持續發展和成功。而作爲管理層也希望通過優化流程，讓業務能夠更好地適應市場變化，快速響應客戶需求，實現資源的最優配置。

舉例來說在我們一家公司內部，去管理公司內的商品建檔流程，在公司的業務發展支出可能不管是新商品的引入，還是在系統內錄入商品的檔案，都是由同一位人員完成，那麼這個角色很大概率是採購。

但是隨着公司業務體量的不斷增大，再由一位角色採購去同時完成新品的引入，與供應商談判，再將商品信息錄入到系統內，其實已經不太現實了。

而且更重要的是作爲採購更擅長的可能是與供應商談判，而對於商品在系統內的呈現，比如提煉優美動人的文案。或者繪製好看的商品圖，這都不是採購所擅長的。  

那這個時候我們要做的流程優化就是將這一崗位一分爲二，分爲採購與商品建檔專員從而完成不同的任務，這其實就是一次流程優化。

可以看到，很多企業內部系統之所以不好用的根本原因並不是系統設計有問題，而是在設計之初，產品經理沒有幫助業務去進行企業內部的業務流程優化導致的。

01 流程優化的基本步驟

那麼說到具體的流程優化時，我們的步驟可以按照這樣的模板來開展：

（1）明確優化目標

在開始流程優化之前，首先我們要明確優化的目標。這些目標可能包括縮短流程時間、降低成本、提高質量、增加靈活性等。明確目標有助於後續的流程分析和改進措施的制定。

（2）映射現有流程

通過流程映射（Process Mapping）技術，詳細描述現有流程的每個步驟。這有助於識別流程中的瓶頸、冗餘環節和潛在的改進點。

（3）分析流程數據

收集並分析流程相關的數據，如時間、成本、資源使用情況等。數據可以幫助我們量化流程的現狀，併爲改進提供依據。

（4）識別改進機會

基於流程映射和數據分析的結果，識別流程中的改進機會。這裏主要包括減少等待時間、消除不必要的步驟、簡化決策流程等。  

（5）設計優化方案

針對識別的改進機會，設計具體的優化方案。這包括重新設計流程、引入新的技術或工具、改變工作方式等。

（6）實施優化措施

將優化方案付諸實施。在實施過程中，確保所有相關人員瞭解變更的內容，並提供必要的培訓和支持。

（7）監控與評估

實施優化措施後，持續監控流程的性能，並評估優化效果。根據反饋和評估結果，進一步調整和完善流程。

我們可以看到流程優化其實是一項系統工程，需要全面分析現有流程、識別改進機會，並設計和實施有效的優化方案等一系列動作才能完成。

下面我們就具體看一個詳細的案例：

02 實戰案例

背景

“迅捷物流”是一家提供第三方物流服務的公司，隨着業務的快速擴張，其WMS系統面臨着庫存不準確、出入庫效率低下、庫存積壓等問題。這些問題導致了訂單處理的延誤和客戶滿意度的下降。

優化目標

• 提高庫存記錄的準確性。
• 縮短出入庫操作的時間。
• 降低庫存積壓，提高庫存週轉率。

現有流程映射

詳細調研從供應商送貨到庫存管理的每個步驟如下：

1. 庫存錄入：新貨物到達後，倉庫員工手動錄入庫存信息。
2. 庫存存儲：貨物根據分類存儲在指定的倉庫位置。
3. 訂單處理：根據客戶訂單，倉庫員工揀選貨物並準備出庫。
4. 出庫確認：貨物出庫時，系統更新庫存信息。
5. 庫存盤點：定期進行庫存盤點，覈對系統記錄與實際庫存。

數據分析

完成三項關鍵指標收集，注意，此處的數據收集是爲我們日後上線了新的解決方案之後的個人成績打下伏筆。

• 庫存記錄錯誤率和庫存差異。
• 出入庫操作的平均時間。
• 庫存積壓情況和滯銷商品比例。

識別改進機會

• 庫存錄入過程中存在人爲錯誤。
• 倉庫佈局不合理，導致揀選路徑不優化。
• 庫存管理系統缺乏有效的庫存預測和分析工具。

設計優化方案

• 自動化庫存錄入：引入條形碼技術，實現自動化的庫存信息錄入。
• 優化倉庫佈局：重新規劃倉庫佈局，採用ABC分類法優化貨物存儲位置。
• 引入庫存預測工具：使用歷史數據和市場趨勢進行庫存預測，優化庫存水平。

實施優化措施

• 技術升級：部署自動化識別設備：條形碼掃描器。
• 員工培訓：對倉庫員工進行新技術的操作培訓。
• 系統調整：調整WMS系統，整合庫存預測工具和優化後的倉庫佈局信息，及條碼識別與出入庫管理【可以看到是我們自己幫助業務挖掘出來了系統上的需求】。

監控與評估

• 效果評估：通過對比優化前後的庫存記錄準確率、出入庫時間和庫存積壓情況，評估優化效果。
• 持續改進：根據評估結果，持續調整和優化流程。

優化效果

經過一系列的流程優化措施，“迅捷物流”的WMS系統實現了顯著的改進：

• 庫存記錄的準確率提高了95%以上。
• 出入庫操作時間縮短了30%。
• 庫存積壓率降低了40%，庫存週轉率得到提升。

通過對“迅捷物流”WMS系統的流程優化，我們可以看到，引入自動化技術、優化倉庫佈局和利用庫存預測工具是提升庫存管理效率的關鍵。而且作爲產品經理，更重要的一點是自己爲自己挖掘出了產品的優化需求。

那麼假設如果我們是一個高階的產品，需要每年爲自己的產品制定產品規劃那麼根據這樣的業務流程優化原理，我們所提出的產品規劃就是絕對貼合於業務所實際想要的內容。而這也從另一個層面幫助我們確認了自己的產品方向。  

03 最後

講完了業務流程優化我們可以看到，這個工作裏我們核心的內容是去幫助業務，識別當前業務流程中存在哪些問題。並且用產品的視角去提出解決方案，最後再用系統去沉澱業務流程的新規則。