一份“共情”的審計報告需要注意的幾點問題

什麼是“共情”

“共情”，心理學名詞，由人本主義創始人羅傑斯提出，指的是一種能設身處地體驗他人處境，從而達到感受和理解他人情感的狀態。“共情”運用於內部審計工作，其含義大致可以理解爲如下三種：

藉助審計報告使用者的言行，瞭解他希望通過審計報告獲取的信息。

藉助自己的知識和經驗，把握審計報告使用者希望通過審計報告獲取的信息。

內部審計師運用寫作溝通技巧，把自己的共情傳達給對方，以影響對方並取得反饋。

如何讓一份審計報告具備“共情”能力

保持簡短

每位內部審計人員在審計過程中都有對細節的需求，審計工作中難免會出現審查範圍大、遇到的問題錯綜複雜、給出的建議又包羅萬象等情況。但是，我們需要牢記讀者始終是第一位的，冗長繁雜的報告風格並不適合內部審計部門。過分冗餘的內部審計報告難免讓人想起丘吉爾的一句話：“這份報告的篇幅之長，很好地防止了被閱讀的風險。”因此，爲了讓審計報告使用者更有效地獲取信息，審計人員需要注意：（1）內部審計報告只有在滿足利益相關方需求時最具說服力；（2）如果用太多的信息壓倒我們的讀者，我們的報告所產生地影響將大打折扣。如果字詞，句子或段落對想要表達的想法沒有直接影響，那麼請考慮將其刪除。

保證簡單

好的內部審計報告用平易近人的詞彙來表達重要的想法。當我們使用清晰、直接和熟悉的語言時，我們的寫作最具說服力。有證據表明，簡單的語言更有可能在更短的時間內被閱讀、理解和注意。即使審計報告的所有預期使用者都具備閱讀和理解一份博士論文的能力，也並不意味着他們會願意去閱讀一份如博士論文般晦澀難懂的審計報告。如果你的寫作沒有那麼浮誇，沒有那麼複雜或者沒有使用大量的術語，那麼你的寫作更有可能具備說服力。

對報告進行合理的組織

我們需要讓日理萬機的高管們輕鬆閱讀、吸收和採納我們的工作成果，保持簡短和簡單可以對此有所幫助。因此我們必須對報告進行組織，以使最重要的想法能夠脫穎而出。

報告的樣式、標題，子標題和標註框都可以引起對報告中最重要信息的注意。使用示例，表格，顏色，圖表或圖片來澄清並重點強調重要問題同樣能夠奏效；還可以考慮使用執行總結，目錄和索引來幫助讀者輕鬆查找報告中的信息；對於篇幅較長的報告，執行總結至關重要。對於內部審計師而言，不同的利益相關者有不同的需求，因此我們需要幫助每一位讀者都能訪問到他們所需的具體信息。如果報告使用者在具體的報告細則中找不到想要的關鍵信息，我們的寫作將毫無說服力。

不要忽視基礎知識

不知道各位是否曾收到過包含錯別字或語句不通的文案，您可能會下意識地留意一下它的作者。您的審計報告也是如此。如果它包含錯別字或語句不通或標點符號錯誤，讀者可能會認爲您並非是一位以細節爲導向的內部審計師。更糟糕的是，他們會對您的工作成果保持一個非常謹慎的態度。即使是一個小錯誤也會對您的審計報告的可信度產生負面影響，這可能並不公平，但如果您的報告包含錯誤（不論是粗心或者其他），您的合理的論斷也有可能會被忽視。因此，內部審計師一定要注意細節，如果你因爲忽略了基礎知識而失去了可信度，那麼您的審計報告也很難具備說服力。

換一種說法

我們都試圖在審計報告措辭中不偏不倚，但有時我們會忽略用詞的含義，而導致讓讀者看起來缺乏客觀。如果我們希望讀者能夠接受我們的想法，那麼我們的語調必須保持客觀——即使我們傳達的是負面信息。大家可以通過下面這個例子來體會下內部審計師在審計報告措辭上的差別所帶來的表達上的差異：

帶有偏見，且更消極

該單位無法提供證明符合政策要求的文件。

當被問及時，經理對供應商驗證過程給出了相互矛盾的解釋。

不偏不倚，且更積極

文件無法證明符合政策要求。

管理人員對供應商驗證過程有不同的解釋。