發票，是一個讓財務人又愛又恨的東西。

作爲一項常見的財務環節，發票處理幾乎是每個財務人的基本功。然而，這一拿手本領也給財務人員帶來了大量的煩惱。

01-是什麼讓財務人壓力山大？

近日，一份《2020財務羣體生存狀態調研報告》揭祕了中國財務人的壓力，據調查顯示，最令財務人“壓力山大”的，不是企業成本控制，也不是職業生涯被考證支配，而是發票報銷。

數據來源：《2020財務從業者生存現狀報告》

從申報納稅、財務報表分析，到公司財務成本控制，那麼多的財務環節，爲何發票報銷威力這麼大？

因爲這是一個喫力不討好的活。

儘管無紙化辦公時代已經到來，但事實上，目前紙質發票仍然有着很高的應用場景。發票的處理，涉及大量的重複操作，數據的人工錄入通常佔據了大多數財務人員的時間與精力，枯燥且缺乏競爭力。

對於專業的財務公司、代記賬公司來說，更爲如此，繁重的票據錄入和管理工作，耗費了大量人力成本。

02-無處不在的發票處理：“發票RPA”經典場景

發票處理無處不在，從採購到付款、訂單到收款，到訂單核對、應付賬款，再到資金管理、稅務管理，很多行業的財務場景都能找到它的身影。

上千億張發票承載着海量的信息，而發票的內容，對於企業來講則是非常重要的數據，在稅務認證、供應商管理、合同管理、報銷管理、客戶管理等業務方面均會用到。

對於如此重要的“東西”，企業以及財務人員該如何更高效地處理它？

伴隨“四大”對財務機器人積極的推廣，RPA早已引爆財務圈，很多企業的財務通過RPA找到了降本增效的新解決方案。

RPA這種能夠模擬人在計算機上的鍵鼠操作，並按照一定規則自動執行任務的軟件機器人，尤其適合處理跨系統、跨平臺的數據採集、整理、錄入等操作。

儘管，RPA並不是專門爲應對財務工作而開發出來的，但在實際的財務工作中，RPA技術的應用卻相當豐富。

1、應付賬款

行業：教育

某大型教育機構，每個月都要爲旗下10餘所學校處理超過3,000張發票。

應用RPA之前：

收到單批發送的發票時，人工要手動將大量發票數據輸入到ERP系統，工作量巨大，耗時費力。隨着發票數量、種類的日益增多，處理起來也愈發複雜。

應用RPA之後：

RPA機器人自動將發票數據輸入ERP系統，簡化操作流程，每張發票可節省10分鐘的處理時間。RPA的發票讀取功能，可自動檢測並標記疑似錯誤或欺詐的發票，提升準確率，最大限度地降低業務風險。RPA機器人每年可爲該機構自動處理近50,000張發票，節省工時超過6,000小時。

2、發票開具

行業：通信

某電信運營商財務部門

應用RPA之前：

收到訂單後，財務人員需要手動錄入相關信息並開立發票，並通過郵件發送給客戶。手動開票耗時長，業務量大時，財務人員甚至可能因疲勞導致數據錄入錯誤。

應用RPA之後：

RPA自動爲客戶生成電子發票，併發送至客戶的電子郵箱。若客戶有紙質發票需求，RPA會將發票信息發送至打印機。遇到有爭議發票，則自動將信息轉由人工處理。RPA優化了開票流程，縮短了開票時間，提高了開票準確率。

3、發票覈對

行業：IT/互聯網

某科技公司的財務，覈對發票及相關交易記錄。

應用RPA之前：

每天要覈對上百張發票，每名員工至少要花費1小時整理紙質文檔，耗時費力，還容易出錯。

應用RPA之後：

RPA通過OCR將紙質材料數字化，並進行統一歸檔。無需人爲干涉，RPA可自動覈對發票與交易記錄，並錄入數據，存儲掃描圖像。

4、發票識別

行業：製造

某汽車製造企業的財務部

應用RPA之前：

財務部聘用了多個財務人員手動處理各地供應商的紙質發票、賬單，工作量大，數據錄入易出錯，新手甚至還可能因不熟悉業務導致合規風險。

應用RPA之後：

RPA通過OCR技術，識別多種格式的發票信息，並將其進行二次轉換，形成統一格式，自動錄入系統，再將處理後的發票信息發送給指定的財務人員進行審覈。

5、供應商發票處理

行業：零售

某玩具零售商

應用RPA之前：

每當有新商店加入公司採購組，公司都要從供應商處收集每一張發票，並集中處理所有交易。月初收到的發票較少、業務量小，臨近月末卻要處理大量發票，人工手動處理效率低，不僅耗時費力，還容易出錯或遺漏。

應用RPA之後：

RPA每年爲公司處理10萬餘張發票。以往需要45名員工處理，現在只需15人即可處理完成，大大降低了人力成本。

03

發票自動化

隨着RPA的普及與應用，財務流程中的手工勞動問題正在得到解決。“發票自動化”勢必成爲很多公司財務部門應用RPA實現流程自動化的重要選擇。

根據企業財務發票處理產生的種種痛點，UB Store“發票自動化”自動辦公解決方案，覆蓋常見財務場景：發票開具、識別、彙總、驗真、稅務申報/納稅報表製作等，幫助企業實現發票的批量採集、數據錄入等工作的自動化，提高數據採集與管理的效率，降低企業人力物力開銷，提高準確率。

發票驗真機器人

機器人簡介：利用OCR自動識別發票信息，並自動訪問國家稅務總局網站進行發票驗真，最後將發票信息和驗證結果錄入Excel。

增值稅發票識別機器人

機器人簡介：自動識別並彙總各種格式的增值稅發票，具備對接其他類型票證識別能力。

發票信息彙總機器人

機器人簡介：用於批量採集PDF、JPG等圖片格式的發票信息，包括髮票代碼、發票號碼、開票日期、金額、稅額等。

發票明細定時自動跨系統遷移機器人

機器人簡介：機器人自動導出銷項發票明細並導入企業自己的發票管理ERP系統。

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