🔽內部付款系統

1.從採購合同開始

採購合同是採購行爲的起點，也是採購付款的依據。財務部很有必要參與採購合同的評審。

【溫馨提示】財務部評審採購合同的重點：單價、付款條件、信用期限、付款方式、違約金條款、收款人信息等。

對於主要的零配件、商品，財務部可以統計近兩年單價變動情況和供應商給予的付款條件、信用期限、付款形式的變化情況。並將統計結果與採購部門溝通，以尋求更有利於本公司利益的合同條款。

2.做好付款計劃

每月25日前提供下個月的付款計劃，並要求付款計劃的準確性接近100%。下面舉例說明付款計劃的偏差對最終付款額差異的影響。

如：假設一家公司平均每月支付採購貨款5000萬元，付款計劃偏差對資金計劃的影響如下：

由上表可知，採購計劃每偏差2%，將導致實際付款額與計劃付款額差100萬元。如是實際付款額比計劃付款額少，將導致公司損失定期存款利息。

如果實際付款額比計劃付款額多，將可能導致該月產生資金缺口。

【經驗總結】嚴格做到無計劃不付款，超額計劃如不影響資金超排，須經高層審批。同時對採購部門的績效扣分。

3.確保支付額不超過付款額

例1：財務人員在支付貨款前應覈對合同和發票，如果合同上顯示合同金額50萬元，發票上顯示56萬元，在未經調整和沒有差異的合理理由前，不應該辦理支付手續。

例2：如果入庫單顯示100件零件入庫，但發票是120件零件的金額，則不應該支付多出的20件零件款。

還應建立有效的審批流程：

由付款發起部門確保付款單據齊全、付款金額與所附單據記載的金額一致、發票金額與發票清單記載內容一致，付款時間爲合同規定的最後付款期。

【經驗總結】如多次發現原始憑證不齊、金額和時間不準確，應該追責付款發起部門。由財務人員二次覈對原始憑證，應確保原始證完整。

【補充】付款金額和付款時間準確是付款發起部門的職責，財務部只是二次覈對。

4.確保不要提前付款

例1：如果供應商的付款期限是30天，那麼說明供應商對付款時間的期望是30天，提前付款既沒有必要也沒有好處。

例2：如果供應商給了現金折扣，需要計算公司參與供應商現金折扣政策是否更有利。

5.發票的審查

財務人員應該對所有發票進行內部審查，包括髮票記載內容是否正確、發票內容與發票清單記載內容是否一致，發票金額與合同規定的付款金額是否相符、發票是否真實、發票是否處在認證期、發票能否認證成功。

🔽付款政策

1.如果公司想要發展壯大，付款政策必須遵守契約精神。

付款條件、信用期、付款方式等關鍵內容應在簽訂合同環節談妥，合同簽訂後必須嚴格按合同執行。

2.公司資金緊張時，應主動跟供應商商討延遲付款事宜。

若公司遇到資金短缺，付款困難時，此時主動向供應商請求延遲付款，經供應商同意後辦理延期付款手續。這種做法有助於保持公司的信譽和維持與供應商的良好關係。

🔽付款方式

1. 財務部應提前籌劃採購付款方式，並在資金預算、銀行融資等環節做好準備。

2.與公司經營層、採購部門溝通各種付款方式。

3.付款方式與信用政策結合使用。

4.使用融資工具的前提是企業能夠獲得足夠的銀行授信額度，以及相關的融資成本比企業轉賬更實惠。

5.具體付款需要採購部門與供應商協商，必要時財務部可以參與談判。

🔽付款次序

詳見文章：關於資金管理中付款優先級安排的思考

當公司資金存在較大缺口時，應合理安排付款次序，以保證公司經營不受資金問題的影響或達到最小影響。

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