Excel可以實現的功能很多，但是有些功能千萬別亂用，否則只會降低工作效率！

分享幾點個人習慣，能夠幫助大家在用Excel做數據分析時更快速。

1. 少用合併單元格
2. 不要整列整行的去填充顏色
3. 工作數據的統計最好不要用插入批註
4. 不要把Excel當做記事簿
5. 不用多餘的空格和空行
6. 活用數據透視表
7. 養成凍結窗口的習慣
8. 設置自動保存+善用快捷鍵
9. 表格的運算符

01 少用合併單元格

合併單元格會起到一定的視覺歸類效果，但是不利於統計篩選處理數據，所以要分情況使用。

舉個例子：

如下圖需要篩選產品D的1-3月及合計的相關數據，有合併單元格就沒辦法進行篩選。

篩選前的表格數據：

篩選後變成了這樣：

因爲產品D雖然合併了單元格，其實默認還是在A14單元格的位置，所以篩選出來只顯示了1月份一個月的數據，正確做法步驟如下：

• 先選中A列取消合併單元格

• 選中合併區域——按F5鍵（或者CTRL+G）——選擇【定位條件】——選擇【空值】——點擊確定

• 直接按等號【=】——再點擊A2單元格——最後按CTRL+ENTER鍵

這樣一設置，篩選產品D即可正常顯示所有月份及合計的數據，如下圖：

02 不要整列整行填充顏色

不要一整列或一整行去填充顏色，而是隻填充需要填充的部分，最好是自動填充，這樣一來才達到了填充的目的——快速定位所需數據。

設置步驟：

• 選取需要填充的單元格，開始 - 條件格式 - 新建規則
• 在打開的“新建格式規則”窗口中進行以下設置：

類型：使用公式確定.... 爲符合..框中輸入公式 =$A2='完成' 點擊格式按鈕，設置填充色爲綠色。

完成效果如下：

03 工作數據的統計最好不要用插入批註

工作數據的統計，尤其是做賬，最好不要用插入批註。因爲在分析或進行關係匹配時，批註的內容是不便提取計算的，而且打印的時候批註裏面的內容也打印不出來。

批註的作用是做某些說明使用，但統計數據，注意是統計數據時，儘量不用批註，因爲批註裏面的信息無法匹配計算。

04 不要把Excel當做記事簿

一個單元格一個屬性，尤其是數字與單位分離，方便以後進行數據篩選、整合。

05 不要用多餘的空格和空行

比如要對齊不同字數的單元格，不要去敲空格，只需要在“對齊方式”中選擇“分散對齊”即可。

06 活用數據透視表

最好學會並活用這幾個函數，比如：IF,SUMIF,COUNTIF,VLOOKUP。

• IF：用於判斷滿足或不滿足某些條件時，得到或執行想要的結果。
• SUMIF：求貨品的採購總量，出入庫總量，總體積重量，用SUMIF。
• COUNTIF：求貨品的採購次數，入庫次數，發貨次數，用COUNTIF。
• VLOOKUP：匹配貨品的單價，庫位，規格，條碼等信息用VLOOKUP。

07 養成凍結窗口的習慣

凍結窗口或凍結首行，尤其數據量大的時候，向下滾動界面的時候，還能看到標題，好與內容一一對應。

08 設置自動保存

第一種自動保存，在“文件”—“選項”—“保存”中，將“保存自動恢復信息時間間隔”設置成1分鐘或5分鐘。

第二種快捷鍵保存，Ctrl+S。

09 表格的運算符

EXCEL表格函數公式由很多運算符連接組成計算，只有瞭解運算符才能看懂公式，下面介紹運算符來把基礎打好：

最後分享一份Excel常用快捷鍵合集：

領取方式：

PS：由於用到了第三方工具彙總，需要大家先登錄一下。

第一步：點擊「簡道雲官網」零代碼輕量級應用搭建平臺註冊登錄

第二步：登陸後再點擊此鏈接Excel快捷鍵即可查看

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