「文輔錦繡」無規矩不成方圓！公文寫作的“潛規則”教你掌握
機關公文格式及特殊用詞
1、稱謂語
稱與對方有關的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。
如是平行文則宜用敬辭“貴”，如“貴部”、“貴局”、“貴市”、“貴會”、“貴社”、“貴公司”、“貴單位”等。
稱與自己有關的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本會”等。
間接稱呼有關的人或單位常用“該”，如“該同志”、“該人”、“該地區”、“該單位”等。
2、起首語
對下級機關或人民團體來文有所批覆時，起首常用“關於《……的報告》收悉”、“關於……的電文已悉”等。
《通知》常用“爲了……”開頭。
3、承啓語
在公文的緣由表述完畢後，常用“爲此，特作如下通知”、“特此命令你們”等領起下文。
4、結尾語
是各類公文正式結尾時表收束、強調、祈請等的用語，可用“以上各項，望各地遵照執行”、“請結合本地區、本部門實際情況，認真貫徹執行”、“是否有當，請予批覆”、“當否，請批示”、“請予審批”、“以上報告如無不妥，請批轉各地、各有關部門執行”。
5、公文用詞的特殊性
所謂公文用詞的特殊性，是指公文有一套較常用的專用詞語，這些詞語用起來能體現公文的嚴肅性和準確性。
開頭用語有：“按照”、“爲了”、“根據”、“鑑於”、“依照”、“據查”、“關於”、“報告悉”、“電悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“據”、“……報稱”、“……電稱”、“制定”、“特派”、“任命”、“茲聘”、“派”、“驚悉”、“閱悉”、“謹悉”等。
結尾用語有：“望”、“請”、“特此函告”、“爲盼”、“是否可行”、“當否”、“請批示”、“祈請批覆”、“盼回覆”、“望遵照執行”、“特此通知”、“請批轉……執行”、“特此佈告”、“此復”、”此致”、謹呈”、“謹報告”、“特此電陳”、“此令”、“此批”、“此布”、“爲荷”等。
過渡用語有：“爲此”、“爲此……特……”、“對比……”、“爲……”、“結合……”等。
稱謂用語有：“貴省”、“貴局”、“該地區”、“我市”、“我縣”、“本鎮”等。
表時間的模糊詞語有：“最近”、“近期”、“適當時候”、“現在”、“將來”、“曾經”、“同時”、“有時”、“一直”等。
表範圍的模糊詞語有：“有關”、“各部門”、“鄉(縣、市、省)內外”、“國內外”、“左右”、“上下”等。
表條件的模糊詞語有：“在可能的情況下”、“在……情況下”、“在……基礎上”、“符合一定條件”、“在特殊情況下”等。
表數量的模糊詞語有：“許多”、“多數”、“廣大”、“某些”、“有此”，“一些”、“個別”、“部分”等。
表程度的模糊詞語有：“很”、“一般”、“更加”、“進一步”、“基本上”、“顯著”、“一定……”、“較”等。
表頻率的模糊詞語有：“經常”、“不斷”、“有時”、“反覆”、“再三”、“多次”、“偶爾”等。
表漸進類模糊詞語有：“日益”、“日趨”、“日臻”、“不斷”、“逐步”、“深化”、“深入”、“推進”、“推動”、“促進”等。
表程度類模糊詞語有：“完善”、“創新”、“強化”、“加大”、“加強”、“加快”、“加速”、“嚴格”、“突出”等。
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