平時工作中經常會遇到一些數據文字整理的格式化報告，比如銀行的盡職調查報告中的會計科目分析。以前的操作方式是從EXCEL中複製出來，然後再粘貼到WORD裏面，調整字體統一格式。這種方法處理一兩個會計科目的分析還可以應對，但是面對幾十個會計科目的分析，工作就變得重複，枯燥無趣，浪費時間。

後來發現了word中郵件合併的能，讓這個重複勞動變得簡單了許多。今天就以實際工作中撰寫調查報告爲例來教大家使用郵件合併功能，解放雙手。

需求分析

調查報告中的固定格式爲：

貨幣資金：2016-2019年，公司貨幣資金分別爲10萬元、20萬元、30萬元和40萬元，佔當期總資產比例的10.00%、20.00%、30.00%和40.00%。2019年末較2018年，增加10萬元增加比例100%，主要是因爲XXX

我們需要做的就是：

1. 將一張科目餘額表按照指定格式生成不同科目的excel工作表

2. 對核心數據進行波動差異分析，例如同期上升了XX%

3. 工作人員手工填寫波動原因

實際操作

知道了需求之後，我們就來一步一步的設置我們的郵件合併格式，達到自動輸出word文本的目的。

第一步：用EXCEL建立數據文檔（源文檔）

首先，分析一下我們的WORD報告模板，明確我們需要使用的數據。根據需要設置標題，包括第一年到第一年的會計科目餘額，佔當年總資產或總負債的比例，變動方向。在數據欄裏特意加了兩欄絕對值，主要是爲了避免在後面合併的時候出現現：“減少-xx”的字樣，使得生成報告具有易用性。這些統統可以放在EXCEL中作爲數據保存起來。

第二步：打開WORD設置模板

在源文檔設置好以後，打開WORD，新建文檔，填寫我們固定輸入的那內容，如下：

"XX"部分就是我們需要從EXCEL中引用的數據部分。然後點擊“引用”，找到“郵件”，點擊“打開數據源”，選擇剛剛保存的EXCEL。點擊“插入合併域”，就會顯示我們在EXCEL中保存的標題欄。

選擇需要的“數據庫域”把設置好的文本中的XX替換掉，最後調整爲如下格式。

基本設置已經完成，現在點擊“查看合併數據”，WORD就會自動帶入相關數據。效果如下：

功能基本實現了，但是數據格式有點不理想，需要進行下面這一步，格式調整。

第三步：調整文檔格式

在直接設置完成以後會發現，需要顯示百分比的地方顯示的是數字格式，和我們的想法有出入。我們需要的是保留兩位數的百分比格式。因此需要對這幾個數據後面進行調整。調整方法如下:

郵件點擊引用的“數據庫域”，選擇顯示域代碼，或者直接按“ALT+F9”顯示域代碼。

在需要調整的地方進行修。需要保留兩位數的在域代碼中添加\#0.00，如{MERGEFIELD "第二年" \# 0.00}在需要百分比並保留兩爲數的地方添加*100 \# 0.00%，如“{MERGEFIELD "當期佔比" *100 \# 0.00%}”。

設置完成後點擊更新域或“ALT+F9”，就可以預覽調整後的格式。如圖所示：

最後:驗收成果

點擊合併到新文檔→選擇“全部”，就會將數據自動生成到新文檔中。PS:假如第一次使用這個功能，並且只看到一個科目，不要懷疑自己，其他的數據在下一頁。執行替換就可以把所有文檔合併？

最後執行替換功能。

生成調查報告。

是不是可以省了不少力氣？報告中耗時費力的部分是不是一下就完成了。如果你不想自己設置，我把文中案例裏的兩個文件放在我的公衆號“加班狗的日常生活”裏，關注並回復“調查報告模板”就可以下載使用。覺得有用，別忘了點個贊。