前言

“無規矩不成方圓”，做人如此，做企業亦是如此，流程作爲一種企業行爲規範，使企業員工在做事時有矩可循。但現今能把流程真正地用好、管好的企業並不多，箇中緣由，今天筆者和大家共同來探討一下。

一、流程管理定位

一組將輸入轉化爲輸出的相互關聯或相互作用的活動。即由兩個及以上的業務步驟，完成一個完整的業務行爲的過程。

——【概念】

01

建立流程的目的

(1)提高業務的標準化和秩序化；

(2)控制業務交易過程的風險，防止經營活動潛在的風險；

(3)流程管理可以提高整體運營效率，防止低效率和資源浪費；

(4)流程化管理可以體現公司運營的規範性以及經營的穩健性。

02

建立流程的好處

(1)對於負責人而言，不用擔心有令不行、執行不力；

(2)對於中層幹部而言，不用事事請示，不用再受夾板氣；

(3)對於基層員工而言，掌握正確的做事方法，不用再背黑鍋。

總而言之：流程管理讓一切工作變得簡單。

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注意事項

(1)現在任何公司都必須以業務或客戶爲中心，所有流程必須以此爲核心來建立，所有流程必須服務於這個中心。如果流程的建立反而讓整個業務運作效率降低，就不是一個好流程；

(2)流程的目的之一就是爲了管控經營風險，但風險管控應該有主次之分，不要過多注意細節風險，而失去客戶或失去市場；

(3)流程的決策人，必須讓能聽到“炮聲”的人來決策，不能讓遠離客戶或者市場的人來決策；

(4)流程不應該是一成不變的,它應該隨公司發展而不斷完善,隨公司業務發展變化而變化。

二、做好流程編制前期工作

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流程管理職責

(1)流程管理主責部門：

a.負責流程運行中的指導、組織以及協調；

b.負責流程文件的建立、分佈、修訂以及廢止；

c.負責流程的評價以及優化。

(2)流程執行主責部門：

a.負責本部門流程的制定、宣貫、執行和維護；

b.負責公司流程的執行；

c.負責主責流程的優化和公司流程優化的建議。

(3)流程起草責任人：

a.負責新流程的調研起草及相關流程文件的編制；

b.負責運行流程維護修改和協助優化工作；

c.負責流程文件標準化，提交文件至流程文庫。

(4)流程文件管理責任人：

a.負責檢查接收流程文件的標準化；

b.負責分類管理在庫的流程文件；

c.負責流程文件的下發和回收舊文件工作。

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流程調研

(1)調研標準：流程的定義告訴我們，流程是一組將輸入轉化爲輸出的相互關聯或相互作用的活動。即由兩個及以上的業務步驟，完成一個完整的業務行爲的過程。此外，流程還必須滿足以下條件：

a.管理事務涉及到兩個部門或三個崗位以上；

b.操作過程中帶有物流、資金流、人流和信息流；

c.操作過程是固定模式或運行路線。

(2)調研方法：

a.流程場景識別表；

b.訪談；

c.現場調研；

d.工作日誌。

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流程框架

流程框架是反映所有業務活動的總體構成和層級關係，核心內容是重塑以客戶爲導向的業務鏈，從而描述出整體流程清單。但流程框架不等於流程清單，因爲流程清單隻能表述出流程的層級關係和數量，而流程的接口關係需藉助流程框架來呈現。

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流程清單

流程清單是以組織層級和流程層級區分梳理流程類別而羅列的所有流程，具體方法是依據流程框架對管理業務流程進行分層分類，梳理出公司一級、二級和三級流程清單。

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流程編號

流程編號要根據公司業務鏈結構和流程框架結構制定編號規則，主要包括：流程圖標號、流程說明編號、流程運行表單標號，明確表達各類編號的含義。

三、編制流程圖

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流程圖模板

流程圖採用泳道式圖形表達，一個泳道表示一個角色，呈現在圖形法，泳道左側表示流程階段，一般一個流程表達有兩個到三個階段，泳道內表示的是每個流程步驟，用不同形狀的幾何圖形表示，每個圖形用帶箭頭的直線連接，表示每個步驟的流轉方向。

流程圖模板

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流程圖繪製

(1)依據調研得到的多種信息，綜合起來繪製流程圖，一般採用Visio畫圖軟件來繪製，形成流程圖初稿；

(2)初稿繪製完成後,必須向該流程的實際運行部門的操作人員徵求意見,覈實流程運行的步驟、角色、職責以及權限；

(3)徵求意見完成後，需要對流程進行修改，提交分管領導審覈再修改，最終定稿；

(4)定稿文件最後集中提交總經理審批。

四、編制流程說明表及表單

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編制流程說明表

(1)充分理解流程圖，瞭解每個步驟之間的相互關係；

(2)說清楚輸入的資源和輸出的結果；

(3)按流程逐一編制，序號一致，說清楚什麼人做什麼事；

(4)在標準格式的編制。

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編制配套表單

(1)依據流程圖整理配套表單；

(2)明確表單使用責任人，要求其提供表單初稿，不能提供的依據流程要求進行表單設計，設計完成的表單必須經使用責任人簽字確認；

(3)配套表單編制完成後，統一按流程圖編號進行配套表單編號，要求配套表單編號與流程圖保持一致，後綴“-01”自然順延。

五、流程下發試運行

(1)流程下發試運行前，由流程管理責任部門組織試運行培訓，參加人員爲與該流程相關的所有操作人員、管理人員、部門負責人，統一講解流程步驟、角色、職責、權限以及配套表單的發起人、填寫方法、流轉路線收存歸檔等；

(2)培訓完成後，正式下發試運行，同時下發“流程試運行問題記錄表”，要求試運行期間的任何問題必須記錄在表內，不允許擅自修改表單；

(3)試運行期根據流程的運行週期而定，一般情況試運行3-5個運行週期，如果試運行週期一個月以上的可以根據實際情況另行確定，試運行結束時，“流程試運行問題記錄表”經部門負責人簽字確認後，同時收回。

六、流程維護與修訂

流程維護與修訂是指流程運行過程中，由於組織結構或經營環境發生變化，原有流程不能滿足時的修訂，需要注意以下幾點：

(1)流程運行中，相關人員必須嚴格按流程操作，防止誤操作的修訂；

(2)流程管理責任部門負責對執行情況監督檢查；

(3)業務流程涉及多個部門由主責部門負責管理修訂時，由主責部門提出；

(4)流程修訂由流程管理責任部門統一協調實施，流程使用部門無權修訂；

(5)修訂時由流程使用部門填寫“流程修訂建議表”，並提交流程管理責任部門。

七、流程作廢

滿足作廢的條件：

(1)因組織或業務變化，流程已失去效力；

(2)同一事項被新流程所規定，或因流程體系調整而合併。

八、小結

以上是企業管理流程的編制步驟和管理過程，實施流程管理可以對症下藥來解決企業的管理頑疾，做得好則事半功倍，提高企業的運行效率。

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