13條具體可行的時間管理策略（下）
摘要：分批處理是一種時間管理策略，它可以一次完成所有相似的任務。當我們在不同活動之間轉換注意力時，我們的專注力會在多個活動上跳來跳去，這往往會導致效率低下，甚至比單獨完成每個任務花費更多的時間。
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編者按：我們總是在談論珍惜時間、把握時間，利用時間，而在真實的生活中，我們如何才能最高效的管理好自己的時間呢？耳熟能詳的艾森豪威爾法則：重要緊急的，重要不緊急的，不重要緊急的，不重要不緊急的，把事情對號入座之後下一步又該是什麼呢？本文分爲上下兩篇，作者給出了13個不同維度的時間管理策略，與我們分享如何“創造”時間享受生活。文章譯自Medium，作者Dan Silvestre，原標題13 Effective Time Management Strategies for Ultimate Focus。
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5.極簡主義生活
養成極簡主義的生活方式可以爲你騰出時間和精力進行更重要的活動。比如極簡化衣櫥，可以幫你更快地選擇服裝，節約了挑來挑去浪費在穿搭上的時間。日常整理房間的好習慣可以避免偶爾幾次的大動干戈，習慣總是節省時間的方法之一。數字極簡主義爲我們與科技之間創造了一種更健康、更緊密的關聯。極簡主義的核心就是減少對無關緊要的事情的擔憂，而把有限的時間與精力投注到更重要的事情上。
6.開發心流狀態
心流理論指的是一種將個人的精神完全投注在某種活動上的感覺，心流產生的同時會有高度的興奮感及充實感等正向情緒。心理學家將“處於該環境”（in the zone）的感覺稱爲心流狀態（flow states），指的是當我們完全沉浸在一項活動中並能夠輕鬆完成它的狀態（詳見《深度工作力》一書）。
心流使我們能夠進入最佳狀態並提高關注度，從而通過提高效率來節省時間。 運動員或音樂家在比賽或表演期間總是要儘可能地進入心流狀態，該狀態是投入程度與挑戰難度的最優化。它要求一項任務既在我們的能力範圍之內，但仍然需要足夠努力才能充分參與其中。
心流狀態需要有意識地花時間去訓練和培養，下面的這些小竅門可以起到一定幫助：
-穩定合適的環境。如果所處環境太冷太熱，太嘈雜或容易分散注意力，這都很難幫助我們進入心流狀態。
-調整好身體。一夜好眠和喫飽喝足不一定會促進心流狀態，但是疲憊和飢餓基本上很難幫我們實現目標。
-聽專注的音樂。合適的背景音樂有助於消除干擾並保持專注。
-選擇合適的任務。攻克一個新的難題或挑戰極具難度的事情，幾乎不可能使人進入心流狀態，要選擇最適合你現階段能力和水平的任務。
7.對多任務同時處理說不
人腦無法高效地進行多任務處理，儘管現在很多企業總是要求這樣的能力，但從科學意義上來說，這並不是我們的大腦維持高效工作的理想狀況。當我們在不同活動之間轉換注意力時，我們的專注力會在多個活動上跳來跳去，這往往會導致效率低下，甚至比單獨完成每個任務花費更多的時間。因此，單一任務逐個執行則是更好的方法。
通過強迫大腦僅專注於一項任務來養成單任務的習慣，讓自己沉浸在當前的這項任務中，直到這個完成再去進行下一個。
但凡事總有例外。那些並不需要我們全神貫注的活動，比如設置好洗碗機，在跑步機上跑步等等，這些都是利用多任務處理並增加一天時間效率的絕佳機會。語音識別和數字技術的發展使我們能夠在手眼忙碌的情況下閱讀和回答消息，一聲Hey Siri幫我們省去了停下工作操作手機的時間，而諸如播客或有聲讀物也是充分利用瑣碎時間的好方法。
8.分批處理
研究證實，多任務處理通常比單任務處理效率更低。當我們的大腦操控不同的任務時，它需要不斷調整，也就是所謂的任務切換，而這種切換則會使大腦感到厭倦和低效從而耗費更多時間。
但是，如果你對需要相似思維方式的同類型任務進行分批處理，則可以有效地處理多個任務，而不會打斷工作流程。換句話說，讓你的大腦一次只專注於一種類型的任務。
分批處理是一種時間管理策略，它可以一次完成所有相似的任務。在25到90分鐘的時間內，使我們的大腦聚精會神全情投入。這也是埃隆·馬斯克（Elon Musk）用於戰略性地執行多任務時間管理的策略之一。
分批處理任務的一些例子包括：
-在一天中的指定時間回覆所有非緊急的電子郵件；
-每週固定好時間閱讀本週書單；
-用專門的半天來接聽電話或開會；
-在週日的時候集中烹飪一直想嘗試的菜品；
-在幾個小時內跑完這一週的所有外出差事；
-在每天結束的時候計劃第二天。
要想找到更多可以進行分類的活動，寫下一天和一週中的所有常規活動，把確定可以組合在一起的添加在一個任務框。嘗試幾次同時處理，並在必要的時候重新安排任務，同時還可以使用番茄工作法以更快地處理事務。
9.早起
早起可以幫助你延長時間，領先同齡人。每天清晨，你可以在被電子郵件，會議和電話瘋狂夾擊之前擁有隻屬於自己的時間，重新審視這一天的任務清單。
你可以利用這段額外的安靜時間來進行鍛鍊，閱讀，工作或只是簡單地爲一天的工作做準備，這個不起眼的過程能夠爲你的一天提供能量並保持內心平靜。
10.消除干擾
量化時間可以幫助我們對自己的行爲做出理性的思考和決定。很少有人故意在Instagram上浪費時間，但時間就是這麼不知不覺溜走了，當我們瞭解到瀏覽社交媒體到底消耗了我們多少時間之後，就會更清醒地願意去打破這個習慣。
時間都是一分一秒堆疊起來的。一般人每天在社交媒體上花費超過兩個小時，假設人的壽命大約爲80年，那麼總計將有6.4年被浪費，清楚地知道自己在哪些事情上分心、耽誤時間，這樣我們纔有動機去做出改變。
11.哪怕走神，也要走得高效率
如果你實在無法消除外界的干擾，那麼就儘可能地使之成爲有價值的干擾。將這些惡習轉化爲有用的活動，從而在被浪費的時間中提取價值。
比如你可以這樣做：
-關注喜歡的新聞網站，名人企業家或能給你帶來靈感的博主。如果你控制不住地刷手機，至少可以選擇看一些能使自己受益的訊息。
-從閒聊中學習。辦公室八卦可能難以避免，但你可以通過向團隊成員詢問他們正在閱讀的書或從事的項目來向他們學習，三人行必有我師。
-觀看紀錄片來代替電視劇和綜藝。
12.設置時間限制
越接近截止期限的時候，我們的工作效率越高，因爲我們意識到已經沒有時間再分心了。生活中，我們可以通過設置任務的時間限制來模擬這種感覺。設置計時器以產生緊迫感，並確保一定在時間結束之前完成任務。
我們還可以在這裏運用番茄工作法，它通常要求我們可以完成25分鐘的持續專注。消除所有干擾，在整個時間裏只執行一項任務或一批任務。
當我們知道只需要短時間的集中精力，集中精力就會變得沒那麼困難，就會更容易被激發專注力，從而更快地開始任務並始終保持專注。
13.勇敢說不
投資錯誤的股票可能會使你損失很多錢。同樣地，堅持錯誤的選擇也將浪費更多時間。這兩者的區別在於你總是可以賺更多的錢，但是你永遠都不可能賺更多的時間。
高效能人士說的“不”比“是”要多（例如史蒂夫·喬布斯）。
你需要對自己的價值觀和優先事項負責。但是，你也不可能給符合你目標的所有事情亮綠燈，在你給出肯定的回答前，請叩問自己三個問題：
我現在有時間嗎？
別人可以做得更好嗎？
我真的想要這樣做嗎？
實踐成就卓越。 你無需採用以上所有這些時間管理策略，選擇最適合自己的目標和生活方式的那些就足夠了。
請記住，歸根結底，我們的目標是從生活中獲得更多樂趣。如果某些技巧讓你感到不開心，那這對於提高工作效率一樣沒有幫助。而如果時間管理技巧所帶來的壓力大於它所能消除的壓力，那就放棄這個再另找一個。 時間管理是一個需要反覆試驗的問題，需要在實踐中不斷嘗試、摸索，直到開發出一套最適合自己的系統。
時間雖然賺不來，但它就像海綿裏的水，擠一擠總會有的。運用最合適的時間管理方法來提高工作效率，實現人生的目標，並給自己“創造”更多的時間去做真正想做的事情。管好你的時間，就是管好你的人生。
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