在學校和日常生活中，我通過手機上的 App 和網絡上的服務來幫助我提高效率、管理日程。然而，所在公司對於第三方軟件和服務的限制越來越多，能夠使用的軟件也僅限於 Windows 10 系統自帶的基本軟件以及 Office 全家桶。這使得我不得不將目光投向了我「最熟悉的陌生人」—— Outlook。

功能分區

在設計方案之前，必須先要明確我最重要的目的，以及手頭可以使用的資源。

作爲一名金融前線人員，我日常工作大部分的時間都用在以下幾個方面：

• 郵件管理 ：怎樣不錯過自己的重要郵件？怎樣分清事件的輕重緩急？
• 信息搜索 ：如何在需要的時候迅速地找到相關的信息？
• 日程管理 ：怎樣合理安排會議？

在公司 IT 系統這樣「艱苦」的條件下，工作六年的我也逐漸摸索出了一套僅僅使用 Outlook，且適合自己工作需求的效率方案。

下圖即是我日常工作的界面截圖，能讓我高效地發揮幾個功能區的全部用途。

• 分流 ：這裏是 Outlook 的文件夾列表。我通過搭配文件夾結構和郵件規則，將不重要的郵件提前分流；
• 接收/閱讀 ：這應該是最常用的兩塊區域了。Outlook 有兩種常見的界面佈局，閱讀區在下，或閱讀區在右。據我觀察，這兩種佈局在我司都有不少擁躉。但我個人更喜歡上圖的那種閱讀區在下的佈局，因爲在這種佈局方式下，點擊郵件列表的各個表頭就能快速地按照收件人、主題、收到時間和郵件體積大小排序。而在另一個界面佈局中卻無法一步實現這個目標；

• 日程安排 ：分爲日曆和接下來的日程提示。這一部分就是我每天的「課程表」，可以看到接下來一段時間的會議安排，並通過顏色分類，一目瞭然
• 常用信息 ：此處我通過設置沒有到期日的待辦事項，置頂我經常使用的信息（比如會議接入號碼、內部代號等），方便我隨時調取（尤其是發送郵件和會議邀請時）
• 待辦事項 ：此處列示近期和中期待辦的事項。在郵件列表中標記過的事項都會出現在這裏，我也可以方便地快速新建一個事項（比如給張三打電話），並在完成後將其移除

以下我就以幾種常見的任務場景詳細介紹一下我的工作流程。

如何管理郵件

作爲公司內部主要的聯絡方式，每天我會收到兩百封以上的郵件，安排的任務、分享的最新信息一般都通過 Outlook 這個窗口送達。幾年下來，20G 的郵箱空間早已捉襟見肘。如何不被郵件淹沒，並從其中快速甄別出需要緊急處理的內容，成爲了我第一個考慮的問題。

郵件自動分類

根據自身的經驗，我先給每天的郵件進行了分類。收到的兩百多封郵件中，約10% 的郵件都是羣發的通知、公告和系統生成的郵件，這類郵件佔空間小，但是數量多；無須我注意也無須我採取任何動作。我專門在 Outlook 中新建了一些以「zz」開頭的文件夾（使其在文件夾列表中沉底），並設置規則將他們直接已讀、歸檔。我一般會在有空的時候去看看，當作娛樂活動，或者索性等待系統過了幾個月後自動刪除。

另外，還有約 10% 的郵件是我一定要停下手頭工作立即查看的，比如來自我老闆的郵件。這時我需要及時地得到強提醒。我司使用的 Blackberry Work 手機軟件就有這個功能。我將我的老闆設爲我的 VIP 聯繫人，並設置通知規則。這樣，每次有老闆發送的郵件時，我的手機就會用一種不一樣的鈴聲提醒，在通知中也會加上星號以示提醒。

剩下的 80% 基本都是和客戶相關的事務性郵件，他們是否也需要分類呢？

郵件篩選與整理

剛進公司的時候，有前輩分享經驗時特別強調，應該做好文件夾分類，收到一封郵件的時候就應該把它歸類到相應的文件夾去。我也曾經試過爲每個客戶或着每個項目建立一個文件夾，將收件箱裏的郵件逐一歸檔到各個文件夾。剛進公司的我視其爲最佳實踐，但實驗了幾個月後之後發現了一些問題：

• 很多一次性郵件（比如一次性的交易）並不需要歸檔，之後也一般不會查詢；
• 有些郵件難以歸檔到某一個特定文件夾，比如同一個問題涉及到三四個客戶，我是分類給誰的文件夾才合適呢？日後如果僅根據文件夾進行檢索，勢必會錯過郵件；
• 更重要的是，由於我的職位覆蓋面比較廣，時不時需要幫着其他經理解決問題，這樣一來，就多了許多「長尾文件夾」：許多零散的客戶文件夾只有一兩封郵件，而且之後可能也不會再有郵件了，然而它們卻佔據了寶貴的視窗空間。

事實證明，並沒有放諸四海而皆準的最佳實踐（Best Pratice），必須基於自己的需求進行一定的取捨。於是，幾個月後，我放棄了「分包到戶」並「清空收件箱」的念想。

當然，不進行文件夾分類並不意味着不進行整理，畢竟每天收發幾十 MB 的郵件不過多久就會收到如下提示：

而且，公司設置了一定時間之後自動刪除存儲在服務器上的郵件，如果有重要郵件需要存檔，就必須保存本地。對於本地存檔的郵件，我有一個自己的定期整理流程。

在我工作中需要本地保存的郵件，一般是以下幾類：

• 批覆（方案、價格、流程等） ：這類郵件一般佔地小（普遍只有幾十 K）但數量多，而且今後會被審計檢查，或被再次使用。因此，我一般在項目結束時把它們保存在項目的本地文件夾，或者團隊的資料庫中（共享文件夾或 Sharepoint ）；
• 方案終稿、合同蓋章掃描件 ：這類郵件中，附件是最爲重要的。由於內容複雜，且常爲掃描件，所以佔用體積很大。對於這類郵件，一般我會直接把附件保存到本地文件夾。日後檢索起來會更爲直觀，無需先點開郵件再查看附件。

而在我工作中，需要清理的，一般是以下幾類：

• 方案、模型的半成品 ：這是佔據我郵箱空間的「頭號元兇」。一旦做起標書，往往都是一百多頁的 PPT 文件，單個文件就有近十個MB，更何況需要修改三十多版。但在標書遞交之後，這些半成品文件也就失去了價值。這個時候，我就會篩選出這些郵件，將其一併刪去；
• 一次性的交易文件 ：平時協助交易的時候往往會收到一些確認函掃描件、發票複印件、合同掃描件等。這類文件往往僅適用於一次性的交易，雖然單個文件只有幾個MB，但積少成多，幾個月下來佔據的空間也非常可觀。這類文件沒有存檔價值，因此也會定期手動過濾進行清理；
• 定期的週報、月報 ：這些報告具有極短的時效性，例如每週的客戶進度彙報，一旦過了一週，之前的信息就沒有了參考價值。然而，這些文件也不能設置規則直接刪除，在一段時間內仍需要使用。因此，我選擇定期（比如每個季度）根據標題進行篩選，然後刪除。

通過這些定期的篩選和整理，郵箱才能保持健康。而這些步驟，則是通過運用搜索框中的三個簡單的語法實現的。

郵件搜索語法

平時如果我要找一封郵件，一般收到的指令都是「找一下張三發的，和甲公司有關的郵件」或者是「我昨天發給李四的一封郵件」，所以我在 Outlook 搜索框的提醒下，慢慢學會了以下幾個搜索語法：

• to:() / from:()
• subject:()
• cc:()

針對我的業務情況，使用這三個搜索語法可以比文件夾分類更快地找到需要的郵件。這三個語法可以疊加使用，比如 from:(Zhang, San) subject:(甲公司) ，就可以篩選出上文需要的郵件了；又或者，通過 from:(sspai) 就可以迅速篩選出所有發件人地址中帶有 sspai 的郵件。

此外，篩選去大範圍的郵件後，可以再點擊各個欄位標籤進行排序，進行第二次篩選。

如何管理日程

給郵件「立 flag」

在處理上述 80% 的事務性郵件時，我會按照「先進先出」的規則去閱讀，然後決定是不是需要「立 flag」，也就是把這封郵件加入到我右下角的待辦事項裏面。這是每天在Outlook 中僅次於郵件列表的常用功能。這個 To-do List，不僅僅是我的待辦事項列表，更是我的常用信息收納盒。

儘管 Outlook 給我提供了很多截止日期的選項，但我一般性只會把任務分爲兩類，以免過於複雜的分類反而降低了可操作性：

• 截止日期今天 ：一般指的是我需要儘快完成的任務（一般爲當天），但也有可能沒有截止日期（比如愛不起來的 ASAP）。一旦今天沒有完成，它會「明日復明日」地繼續出現在列表中，但是會高亮顯示引起我的注意；
• 特定截止日期 ：一般指的是不是那麼緊急，但是有中遠期截止日期的，比如一個月內。設置成這樣之後，我在每天查看這個窗格的時候能知道自己有這件事情需要完成，但因爲它排列在窗格最底部，在工作的過程中也一般不會出現在視野中，擠佔其他優先級更高的事項

除了這兩類真的「待辦」的事項，我會把我的常用信息（比如會議接入信息、Zoom 號碼、常用同事員工號等）寫在一個或多個任務裏，並設置爲沒有截止日期的任務。這樣一來，它就會在任務窗格置頂顯示。相比之前需要回到桌面打開相應的文本文件，在一個程序中找到需要的資料顯然要方便得多。當然，置頂的條目也需要嚴格控制數量，不然真正的待辦事項就無法出現在屏幕之中了。

提高工作效率的另一方面在於：提高日程安排效率。這一方面，我的要求是：精簡、直觀、簡潔。

「公私合營」

由於我司對於郵箱的限制，郵箱軟件亦無法與手機的日曆打通，因此，我做出了一個艱難的選擇：將個人的一些安排也放在公司的日曆當中。比如和朋友約了飯局，或者預約了看病等，我都將它記錄在了公司的 Outlook 中。這樣一來，不僅自己能夠從一個程序中直觀地看到自己所有的安排，而且其他同事在約我開會的時候，也能夠知道我這段時間已經有安排了，減少了會議衝突的概率。但這樣安排的壞處就在於，自己的私人生活和工作緊密地捆綁在了一起，就算是私人的活動也需要打開公司郵箱。

在手機上的負一屏，郵箱可提供了小程序可以現實接下來的日程安排，一目瞭然。

顏色分類

其次，我利用 Outlook 自帶的顏色分類功能，給自己的日曆設計了一套 Colour code：比如，內部會議是默認的淡藍色，與客人的會議是深紫色，私人事件是橙色。自己在查看日曆的時候也會一目瞭然，對接下來的安排有個直觀的概念。這也從根本上避免了自己忘了這是一個和客戶的會議，而貿貿然沒有任何準備就撥入電話的情況發生。

巧用前綴

第三個方法是我從日本同事那邊借鑑而來的。以前有過幾次，把會議安排得密密麻麻後突然發現，雖然會議和會議之間並沒有衝突，但其實下一個會需要橫跨二十公里前往客戶的辦公室。情急之下，只能請上一個會的組織者臨時改期，造成不小的麻煩。

後來我發現，日本同事發送的會議邀請中，在郵件主題的開頭都會帶上（來）、（訪）或者是 (Call)。「來」即是客戶過來，而「訪」就是我們前去訪問。如果安排了車輛的話，也會在日曆上預留好交通的時間。這樣可以徹底避免之前我遇到的尷尬發生。於是我迅速地學習了這種方法，並運用到了我的日曆當中。

用郵件進行日程管理對比各種 Todo App 固然非常樸素，但它和我的日常工作流程結合緊密，避免了在多個應用之間「反覆橫跳」的情況，也克服了公司 IT 限制的難題。

如果你在工作中也遇到了同樣的困難，不妨試試用這些方法讓日程管理更輕鬆~

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